10 Keterampilan Teratas yang Dibutuhkan Dalam Pekerjaan Sekretaris
Kantor biasanya membutuhkan profesional administrasi agar tetap teratur, efisien, dan produktif. Menggunakan keterampilan kesekretariatan adalah cara utama untuk memastikan perusahaan berjalan dengan lancar. Anda dapat menggunakan keterampilan kesekretariatan sepanjang hari kerja untuk menyelesaikan tugas administrasi dan administrasi dan mengelola tugas Anda secara efektif. Dalam artikel ini, pasartrainer.com meninjau berbagai jenis keterampilan kesekretariatan yang harus dimiliki dan mengapa itu penting. Keterampilan dalam pekerjaan sekretaris terbaik yang bermanfaat bagi para profesional administrasi untuk digunakan di tempat kerja meliputi:
1. Komunikasi Verbal Dan Tertulis
Profesional sering menggunakan komunikasi verbal dan tertulis di kantor untuk menyelesaikan banyak tugas, seperti mengirim email ke klien atau karyawan, menjawab panggilan telepon, dan menyapa tamu jika bekerja di bagian depan kantor. Mampu berkomunikasi dengan jelas dengan orang lain memungkinkan Anda menyampaikan pesan penting atau korespondensi antara eksekutif, pelanggan, dan karyawan.
2. Keterampilan Komputer Dan Teknis
Pekerjaan sekretaris akan menuntut Anda untuk dapat menyelesaikan sebagian besar tugas administrasi berbasis komputer menggunakan aplikasi atau sistem perangkat lunak perusahaan. Anda juga harus tahu cara menggunakan peralatan kantor dasar lainnya, seperti printer atau pemindai, untuk membuat salinan secara teratur untuk eksekutif atau karyawan atau mencetak materi penting untuk disimpan untuk digunakan dan referensi nanti.
3. Mengetik Dan Mencatat
Para profesional dalam pekerjaan sekretaris harus membuat catatan selama rapat. Hal ini berarti Anda harus memiliki keterampilan mencatat yang mengesankan untuk dengan cepat menuliskan informasi penting dan takeaways untuk disampaikan kepada karyawan dan eksekutif. Keterampilan mengetik cepat dapat membantu Anda membuat catatan secara efisien selama rapat dan menuliskannya ke dalam format email yang jelas, terstruktur, dan bersih untuk dilihat dan dirujuk orang lain. Mengetahui steno juga dapat membantu Anda mengikuti percakapan dan mencegah Anda melewatkan poin pembicaraan penting selama rapat.
4. Organisasi
Sebagai profesional dalam pekerjaan sekretaris, tanggung jawab utama mungkin untuk menyimpan semua file, informasi perusahaan, dan dokumen yang diurutkan dan diatur. Ini memungkinkan Anda dan karyawan lain untuk mengambilnya dengan cepat dan menyimpan dokumen dengan aman untuk mencegah kebocoran data penting perusahaan. Anda mungkin bertanggung jawab untuk menyimpan berbagai bentuk informasi perusahaan, seperti database elektronik atau file kertas. Pertimbangkan untuk membuat sistem organisasi dan memerincinya dalam folder atau file sehingga orang lain dapat menggunakannya untuk menemukan file tertentu yang mereka cari dengan cepat.
5. Pemecahan Masalah Dan Berpikir Kritis
Dalam pekerjaan sekretaris, eksekutif mungkin mengharapkan Anda membuat keputusan penting bagi perusahaan secara efisien. Mungkin juga ada tantangan tertentu yang mungkin dialami organisasi yang membutuhkan solusi cepat dan logis. Anda harus menggunakan kemampuan pemecahan masalah dan pemikiran kritis Anda untuk menghasilkan strategi inovatif yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan menyelesaikan masalah perusahaan apa pun.
6. Perhatian Terhadap Detail
Beberapa eksekutif mungkin meminta profesional administrasi untuk meninjau atau mengoreksi dokumen untuk mereka. Anda harus memiliki perhatian yang mengesankan terhadap detail untuk menemukan kesalahan atau ketidak konsistenan dalam materi ini sebelum dikirim ke klien, pemangku kepentingan, atau publik. Mungkin ada tugas lain yang diharapkan dapat Anda selesaikan dengan cepat sepanjang hari yang mengharuskan Anda mendeteksi masalah atau kesalahan apapun, seperti membuat pengaturan perjalanan atau menjadwalkan janji temu.
7. Kemampuan Layanan Pelanggan
Eksekutif mungkin meminta Anda untuk menghubungi pelanggan atas nama mereka untuk menjawab pertanyaan, menjadwalkan rapat, atau menyampaikan informasi penting. Anda harus memiliki sikap profesional, sabar, dan sopan saat bekerja dengan pelanggan untuk memastikan mereka menjaga hubungan positif dengan perusahaan. Ingatlah untuk tersenyum ketika pelanggan memasuki kantor atau mendekati meja Anda. Tetaplah bersikap positif saat berbicara dengan mereka, bahkan jika mereka sedang mengeluh atau menyatakan kekhawatiran.
8. Fleksibilitas dan Adaptasi
Kantor bisa menjadi lingkungan yang serba cepat, jadi Anda harus tetap bisa beradaptasi dan berfungsi dengan baik selama situasi tekanan tinggi. Eksekutif mungkin memiliki janji temu atau rapat untuk dihadiri atau tugas yang harus diselesaikan pada menit terakhir yang mereka harapkan Anda selesaikan, menyebabkan Anda menjeda tugas saat ini dan fokus pada tugas baru. Dalam hal ini, sebagai orang yang melakoni pekerjaan sekretaris harus dapat beradaptasi dengan suasana yang berubah dan menyesuaikan jadwal Anda untuk memastikan Anda tidak ketinggalan atau kewalahan dengan perubahan yang tidak terduga.
9. Manajemen Waktu Dan Multitasking
Eksekutif dapat menugaskan beberapa tugas dan proyek sekaligus yang diharapkan Anda serahkan dalam tenggat waktu yang ketat. Pertimbangkan untuk mengadopsi sistem manajemen tugas untuk mengatur tugas Anda secara efektif dan tanggal jatuh temponya untuk memprioritaskannya. Ini dapat mencegah Anda lupa menyelesaikan tugas apa pun atau tertinggal dalam proyek-proyek penting.
Mungkin juga ada hari-hari di mana Anda menugaskan beberapa proyek yang harus Anda serahkan pada waktu yang bersamaan. Saat ini terjadi, eksekutif mungkin mengharapkan Anda untuk menggunakan keterampilan multitasking Anda untuk menyelesaikan item ini saat mengerjakan tugas lain. Ini terutama dapat terjadi jika Anda menyelesaikan beberapa tanggung jawab untuk banyak eksekutif atau karyawan sekaligus.
10. Presentasi dan Public Speaking
Sebagian pekerjaan sekretaris adalah membuat presentasi bagi para eksekutif, yang membutuhkan pengetahuan tentang berbagai platform presentasi dan informasi utama perusahaan. Gunakan keterampilan presentasi dan riset Anda untuk mengumpulkan informasi, data, statistik, dan grafik perusahaan untuk membangun presentasi yang informatif dan berharga bagi karyawan, klien, atau pemangku kepentingan untuk dilihat dan dipelajari. Majikan mungkin meminta Anda berbicara kepada audiens selama rapat atau acara, sehingga kemampuan berbicara di depan umum yang kuat dapat membantu Anda menyampaikan presentasi yang menarik dan menarik.
Kini, Anda telah mengetahui apa saja keterampilan yang dibutuhkan untuk dapat memenuhi kriteria pekerjaan sekretaris. Tugas Anda adalah mengembangkan keterampilan-keterampilan yang telah disebutkan di atas dan mengambil sertifikasi kesekretariatan. Jangan khawatir, pasartrainer.com telah menyediakan pelatihan-pelatihan yang relevan untuk Anda!
Referensi
Kumparan. (2022). Tugas Sekretaris CEO dan Tanggung Jawabnya di Suatu Perusahaan. Berita Bisnis. Diakses pada 7 Juni 2023 dari: https://kumparan.com/berita-bisnis/tugas-sekretaris-ceo-dan-tanggung-jawabnya-di-suatu-perusahaan-1yP3zlkVDp7/full
Mulya, F. P. (2021). Mengenal Profesi Sebagai Sekretaris: Deskripsi Pekerjaan dan Skill yang Harus Dimiliki. Campuspedia. Diakses pada 7 Juni 2023 dari: https://campuspedia.id/news/mengenal-profesi-sebagai-sekretaris-deskripsi-pekerjaan-dan-skill-yang-harus-dimiliki/
Nalsalita, T. (2022). Sekretaris Perusahaan. Tata Kelola Perusahaan. Diakses pada 7 Juni 2023 dari: https://www.astragraphia.co.id/id/tata-kelola-perusahaan/sekretaris-perusahaan
Resource Centre. (2017). The Secretary’s Role. Diakses pada 7 Juni 2023 dari: https://www.resourcecentre.org.uk/information/secretarys-role/
WikiJob Team. (2023). 10 Best Skills an Administrative Assistant Must Have In 2023. WikiJob. Diakses pada 7 Juni 2023 dari: https://www.wikijob.co.uk/application-advice/job-applications/skills-an-admin-assistant-needs