10 Pekerjaan General Affair yang Mesti Diketahui
General Affair merupakan salah satu posisi yang ada di bawah naungan kepala operasional atau kepala divisi umum yang ada di perusahaan. Terkadang, posisi ini digabungkan dengan divisi human resource atau staff purchasing, meskipun pekerjaannya sendiri tidaklah sama. Misalnya, jika divisi human resource berhubungan dengan pengadaan sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan dan staff purchasing berhubungan dengan pengadaan barang, maka General Affair memiliki tugas untuk melakukan maintenance dan menjaga barang atau fasilitas yang disediakan oleh kedua divisi tersebut. Pada intinya, posisi General Affair bertanggung jawab di bidang administratif. Secara lengkap, berikut ini adalah pekerjaan General Affair yang biasanya harus dilakukan oleh perusahaan:
1. Melakukan Maintenance Peralatan Dan Persediaan Barang
Pekerjaan General Affairs yang pertama dijelaskan pada artikel ini adalah melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap peralatan yang dimiliki oleh perusahaan. Selain itu, General Affairs juga bertugas untuk menjaga persediaan barang milik perusahaan dengan sebaik-baiknya agar tidak rusak atau hilang begitu saja. Pekerjaan ini termasuk pekerjaan yang vital, karena berjalannya kegiatan perusahaan sangat tergantung pada kinerja General Affairs selaku pemelihara peralatan dan persediaan barang yang ada di perusahaan.
2. Melakukan Maintenance Gedung
Selain harus melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap barang-barang yang ada di perusahaan, seorang General Affair juga harus dapat melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap gedung perusahaan. Caranya yaitu dengan melakukan pengecekan terhadap kondisi gedung secara periodik dan segera melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan pada gedung perusahaan.
3. Memastikan Kegiatan Perusahaan Berjalan Lancar
General Affair memiliki kewenangan untuk menggerakan orang-orang dari divisi yang ada di bawahnya. Oleh karena itu, General Affair juga dapat menjadi penentu apakah suatu kegiatan operasi yang dilakukan perusahaan berjalan dengan lancar atau tidak. Dengan kewenangan ini pula, General Affairs akan lebih mudah dalam melakukan kontrol resiko terhadap alat, barang, maupun gedung milik perusahaan.
4. Menjalin Hubungan Dan Komunikasi Dengan Pihak Luar
Pekerjaan General Affair selanjutnya adalah menjalin komunikasi dengan pihak luar khususnya mitra dan calon mitra perusahaan. Bagi perusahaan, staff General Affair merupakan jembatan yang menghubungkan mereka dengan supplier barang, jasa atau vendor yang digunakan oleh perusahaan. Dalam hal ini berarti General Affair memiliki wewenang untuk mengadakan tender, khususnya dalam pengadaan fasilitas perusahaan.
5. Mengurus Perizinan
Pekerjaan General Affair berikutnya adalah mengurus perizinan atas segala kegiatan kantor yang berhubungan secara langsung maupun tidak langsung dengan lingkungan maupun masyarakat. Divisi ini akan mengurus segala perizinan yang dibutuhkan terkait kegiatan dari perusahaan yang akan dilakukan. General Affair dapat disebut juga sebagai humas yang bertugas membina hubungan baik terhadap masyarakat dan pejabat eksternal yang berwenang dalam hal perizinan. Pihak eksternal ini seperti contohnya pemda, ormas, kepolisian, pers dan masih banyak lagi.
6. Menyiapkan Laporan Secara Berkala
General affair memiliki kewajiban untuk membuat laporan anggaran berkala terkait seluruh inventaris barang. Laporan yang dibuat adalah laporan berkala yang dilakukan pada setiap periode yang telah ditentukan sebelumnya. Oleh karena itu, jabatan ini juga berfungsi untuk menyiapkan laporan berkala, terutama laporan dalam bidang anggaran maupun keperluan anggaran. Setiap pembelian dan pengadaan barang harus dibuat secara terperinci agar pada saat dilakukan audit tidak ditemukan permasalahan yang dapat merugikan pihak perusahaan. Laporan yang dimaksud disini adalah laporan yang harus terdiri dari aset dan beban biaya yang dikeluarkan kantor.
7. Membuat SOP (Standard Operational Procedure)
Sebagai divisi yang diberi kewenangan untuk menggerakan orang-orang dengan jabatan yang ada di bawahnya, serta tanggung jawab yang beragam, General Affair tentu memerlukan strategi khusus agar dapat menjalankan banyak pekerjaan sekaligus. Salah satunya adalah dengan membuat SOP yang berguna sebagai panduan otomatis bagi para pekerja supaya dapat bekerja dengan semestinya dan sebaik-baiknya.
8. Melakukan Tugas Kepersonaliaan
Salah satu pekerjaan general affair adalah melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap para karyawan di perusahaan. Oleh karena itu, tugas-tugas kepersonaliaan seperti sesi mendengarkan keluhan, berdiskusi, negosiasi kenaikan gaji karyawan, dan kepengurusan manajemen karyawan juga dapat dilakukan melalui general affairs.
9. Melakukan Survey Kepuasan Dan Kesejahteraan Pegawai
Untuk dapat meningkatkan kualitas kinerja perusahaan, maka perusahaan memerlukan masukan dan evaluasi yang sesungguhnya dari lingkungan internal perusahaan. Caranya adalah dengan melakukan survey dengan para karyawan yang bertujuan untuk mengetahui persepsi karyawan tentang kondisi perusahaan termasuk kelebihan dan kekurangannya. Berbekal dari hasil survey tersebut, perusahaan kemudian akan melakukan proses evaluasi untuk menguatkan kelebihan yang telah dimiliki dan mengeliminasi kekurangan yang masih terdapat di lingkungan perusahaan.
10. Membuat Kesimpulan Rapat
Pekerjaan General Affair yang terakhir adalah membuat kesimpulan rapat ketika perusahaan mengadakan rapat internal dengan para stakeholder atau rapat dengan sesama atasannya atau rapat internal lainnya. Kesimpulan rapat sangat dibutuhkan agar perusahaan memiliki catatan hasil rapat yang berguna untuk mengingatkan apa saja yang telah dibahas dan bagaimana menyusun rencana selanjutnya.
Kini, Anda telah mengetahui 10 pekerjaan utama General Affair yang terdapat di berbagai perusahaan. Jika Anda tertarik untuk melakukan pelatihan bagi diri Anda atau karyawan di perusahaan Anda, silakan kunjungi laman pasartrainer.com untuk menemukan berbagai jenis pelatihan yang tepat.
Referensi
Hasan, M. (2022). Mengenal Jenjang Karir General Affair dan Gajinya. Karir.com. Diakses pada 13 April 2023 dari: https://blog.karir.com/jenjang-karir-general-affair/
Indeed. (2023). Lowongan General Affair Staff. Diakses pada 13 April 2023 dari: https://id.indeed.com/career/salaries?from=gnav-jobsearch--indeedmobile
Mahatmavidya, P. A. (2022). Mengenal Tugas dan Tanggung Jawab Divisi General Affair dalam Perusahaan. Mekari. Diakses pada 13 April 2023 dari: https://mekari.com/blog/tugas-general-affair/#Apa_Itu_General_affair_GA
Top Karir. (2021). Punya Cita-Cita Berkarir Menjadi General Affair? Cari Tahu Disini! Diakses pada 13 April 2023 dari: https://www.topkarir.com/article/detail/punya-cita-cita-berkarir-menjadi-general-affair-cari-tahu-disini