10 Persiapan yang Tidak Boleh Dilewati Training Organizer

Office Management Feb 21, 2023

Penyelenggaraan suatu pelatihan oleh suatu instansi tentu memiliki persiapan yang matang dan penuh perhitungan. Alasannya beragam, mulai dari efisiensi biaya dan waktu pelatihan, hingga untuk menjamin efektivitas dari pelatihan yang diselenggarakan bagi para pesertanya. Akan tetapi, di era pelatihan digital saat ini kerap dijumpai berbagai permasalahan yang bersifat teknikal sehingga menyebabkan tujuan dari pelatihan tidak tercapai dengan baik. Untuk itu, berikut ini merupakan 10 persiapan yang tidak boleh dilewati oleh training organizer sebelum mengadakan pelatihan bagi para peserta.

Cek Disini Daftar Training Organizer untuk Perusahaan Anda

Suatu penyelenggaraan pelatihan tentu memerlukan modal finansial yang cukup untuk dapat menunjang keterlaksanaannya. Untuk itu, sebelum mengadakan pelatihan bagi masyarakat umum dan pekerja, panitia pelatihan harus mengetahui besaran modal yang dimilikinya. Jika modal yang dimiliki berjumlah banyak, tentu tidak akan menjadi persoalan yang rumit. Namun, jika modal yang dimiliki berjumlah terbatas, tentu akan menjadi persoalan tersendiri yang dapat membatasi efektivitas kegiatan pelatihan tersebut. Dalam hal ini, para panitia harus merencanakan biaya pengeluarannya secara detail dan menyiapkan biaya-biaya tak terduga untuk mengantisipasi kekurangan barang atau kejadian di luar perencanaan. Selain itu, penentuan biaya pelatihan juga sangat penting untuk penambahan modal panitia penyelenggara.

2. Mengadakan Rapat Internal Khusus Panitia Secara Intens

Dalam merencanakan kegiatan pelatihan, training organizer harus memiliki SOP (Standard Operational Procedure) agar segala kebutuhan tentang pelatihan yang akan dilaksanakan dapat dipersiapkan secara matang. Salah satu caranya adalah dengan mengadakan rapat internal secara intens dan memastikan setiap action plan yang dibuat di rapat sebelumnya telah terlaksana dengan baik. Jika dalam rapat terdapat anggota yang belum dapat melaksanakan tugasnya, maka tugas ketua panitia atau forum rapat adalah menanyakan progress dan kendala yang dihadapi sehingga dapat memberikan solusi.

3. Menargetkan Peserta Pelatihan

Kegiatan pelatihan dengan tema spesifik tentu harus dihadiri oleh orang-orang yang menekuni bidang tertentu juga. Hal ini supaya kegiatan pelatihan dapat berjalan dengan efektif dan tujuan dari pengadaan pelatihan dapat tercapai dengan baik. Misalnya, ketika suatu pelatihan yang diselenggarakan memiliki tema akuntansi dan pajak, maka akan lebih tepat jika peserta yang boleh mengikuti pelatihan adalah para praktisi kegiatan akuntansi dan pajak saja.

4. Menentukan Platform Dan Tempat yang Akan Digunakan

Di era digital, kegiatan pelatihan tidak hanya dapat dilaksanakan secara offline atau tatap muka secara langsung namun dapat dilakukan secara daring sehingga memungkinkan para peserta dapat mengikuti pelatihan dari mana saja dengan perangkat yang memadai. Pemilihan platform dan tempat yang akan digunakan ini biasanya berkaitan dengan budget, target peserta dan tujuan dari penyelenggaraan kegiatan pelatihan. Hal ini yang mesti dipersiapkan oleh training organizer.

5. Memastikan Pemateri Adalah Orang yang Tepat Untuk Menyampaikan Materi

Seringkali masyarakat berpendapat bahwa pembicara yang memiliki popularitas tinggi dan mahal adalah pembicara yang baik. Namun, para pembicara dengan karakteristik tersebut seringkali justru lebih banyak membicarakan prestasi yang diraihnya daripada “cara” mereka bekerja. Untuk mengantisipasi kejadian tersebut, organizer training perlu melakukan survey dan penelitian tentang orang-orang yang ahli di bidang tertentu. Mereka harus dapat melihat rekam jejak dari pemateri secara detail dan mendapatkan testimoni dari para peserta yang pernah mengikuti pelatihannya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui situs internet dan media sosial.

6. Memastikan Kesiapan Materi

Agar pelaksanaan pelatihan berjalan dengan efisien dan efektif, maka kesiapan materi yang akan ditampilkan perlu dipastikan terlebih dulu. Kesiapan materi ini dapat berupa pengecekan kesesuaian materi, pengecekan kelengkapan dan fungsionalisasi aplikasi Power Point atau sejenisnya, dan pengecekan jumlah materi yang akan diedarkan secara fisik maupun non fisik.

7. Memastikan Peralatan Pendukung Pelatihan Berfungsi dengan Baik

Tugas selanjutnya yang harus dilakukan organizer training adalah memastikan peralatan pendukung pelatihan berfungsi dengan baik dan sesuai perencanaan. Jika pelatihan diadakan secara offline, maka pengecekan dilakukan mulai dari bangku peserta, bangku pemateri, meja pemateri, microphone, sound system, dan pencahayaan. Hal serupa juga dilakukan jika acara dilakukan secara daring. Akan tetapi secara khusus, jika pembicara dan panitia memiliki jarak yang relatif jauh, maka tugas panitia adalah meminta pemateri untuk mengecek kesiapannya, terutama microphone dan jaringan internet.

8. Melakukan Briefing Pada Para Peserta

Dalam berbagai pelatihan yang diselenggarakan, seringkali para peserta bingung dengan apa yang harus dilakukannya ketika pertama kali memasuki tempat pelatihan. Dalam pelatihan secara offline, beberapa peserta merasa canggung jika harus memilih tempat duduk. Perasaan ini pada awalnya akan menimbulkan rasa tidak nyaman bagi para peserta, sementara efektivitas pelatihan terkadang ditentukan dari menit-menit awal pembicaraan. Untuk itu, tugas dari training organizer adalah memandu secara langsung para peserta untuk memasuki ruangan dan duduk di kursi yang telah disediakan atau ditentukan berdasarkan nomor peserta. Berbeda dengan penyelenggaraan pelatihan secara daring, biasanya peserta lupa mematikan mikrofon pada saat penyelenggaraan dan tidak mengunduh materi yang telah disebarkan. Untuk itu, tugas dari training organizer yaitu melakukan briefing pada para peserta yang berupa hal-hal yang harus dipersiapkan dan dilakukan di tempat pelatihan paling lambat H-1 sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan. Hal-hal tersebut sangat penting agar dapat menunjang kelancaran kegiatan yang akan diselenggarakan.

9. Memastikan Jaringan Internet Stabil

Dalam pelatihan model daring, titik vital dari penyelenggaraan kegiatan pelatihan terletak pada jaringan internet pembicara dan peserta. Oleh karena itu, memastikan jaringan internet sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan sangat direkomendasikan. Dalam hal ini, training organizer dapat menghimbau pada para peserta pelatihan dan pembicara pelatihan yang berbeda tempat untuk menyediakan jaringan internet cadangan yang dapat dimanfaatkan jika pada suatu waktu terjadi kendala jaringan macet (lagging).

10. Melakukan Evaluasi Program

Program pelatihan yang baik adalah program yang selalu update dan memiliki peningkatan kualitas di setiap periodenya. Namun, untuk dapat menyelenggarakan program pelatihan yang terupdate ini haruslah menggunakan formula yang tepat. Untuk mendapatkan formula tersebut, training organizer harus secara disiplin mengadakan evaluasi program pelatihan di setiap periodenya.

Referensi:

Admin4. (2014). How To Plan And Organize Training: Training for Training Organizer. Diakses dari: https://www.informasi-training.com/how-to-plan-and-organize-training

Admin. (2022). Pelatihan Plan & Organizer Training. Indo Asia. Diakses dari: https://www.indo-asia.com/pelatihan-plan-organizer-training/

Fahrurrozi, M., Mohzana, Murcahyanto, H., & Basri, H. (2022). Trainers' Performance in Entrepreneurship Class; Evidence from Lesson Planning of Non-Formal School in Lombok Timur. Jurnal Pendidikan Al-Ishlah, 14(2), 1199-1206. https://doi.org/10.35445/alishlah.v14i1.2022

Hajjar, S. T. E., & Alkhanaizi, M. S. (2018). Exploring the Factors That Affect Employee Training Effectiveness: A Case Study in Bahrain. Sage Open, 8(2), 1-12. https://doi.org/10.1177/2158244018783033

Hidayat, R., & Budiatma, J. (2018). Education And Job Training On Employee Performance. International Journal of Social Sciences and Humanities, 2(1), 171–181. https://doi.org/10.29332/ijssh.v2n1.140