10 Prinsip Pengadaan Barang yang Efektif

Pengadaan barang merupakan langkah paling dasar yang dilakukan perusahaan untuk menyediakan kebutuhan produksinya. Dengan metode yang tepat, pengadaan barang akan memberikan keuntungan bagi pihak perusahaan seperti fokus yang konsisten terhadap efisiensi dan keefektifan pembelian barang. Metode yang tepat, juga memerlukan prinsip yang tepat pula. Maka dari itu, pasartrainer.com bermaksud membagikan 10 prinsip pengadaan barang agar menghasilkan metode pengadaan yang efektif.

1. Menggunakan Pengadaan Untuk Memberikan Hasil yang Berkelanjutan

Dalam melakukan pengadaan barang, tentunya terdapat dokumen yang akan mencatat setiap detail kebutuhan. Dokumen tersebut harus mempertimbangkan pengadaan sebagai proses strategis dan cara menyampaikan tujuan bisnis melalui rantai pasokan. Dalam hal ini, standar perlu menetapkan bagaimana tujuan keberlanjutan suatu organisasi ditangani pada tahap awal proses pengadaan melalui teknik pengadaan strategis seperti analisis pasar, komitmen kedepan, penilaian siklus hidup, manajemen risiko, biaya seumur hidup, pemodelan skenario, sosial pengembalian investasi dan lain sebagainya.

2. Fokus pada Fungsi Material Bagi Pihak Pengadaan

Persyaratan keberlanjutan organisasi perlu didefinisikan dengan jelas dan materialitasnya harus dipahami dengan baik melalui konsultasi dengan pemangku kepentingan (stakeholders). Tujuannya yaitu supaya bisa mendapatkan barang yang dapat memenuhi kebutuhan produksi utama perusahaan namun memiliki sisa limbah yang kaya manfaat. Contoh besarnya yaitu pengadaan minyak mentah. Untuk setiap pengiriman minyak mentah yang dilakukan melalui transportasi laut, minyak mentah dapat digunakan untuk memproduksi lebih dari 250 produk di luar BBM seperti aspal, lilin, bahan pembuatan plastik, dan lain sebagainya. Selain itu, pengetahuan tentang fungsi material juga akan membuat pengadaan barang menjadi lebih efektif dan tidak menghasilkan limbah yang sia-sia.

3. Pasokan Berkelanjutan’ Bukan ‘Pemasok Berkelanjutan

Fokus standar harus pada pengadaan barang atau pasokan yang berkelanjutan, bukan pemasok yang berkelanjutan. Ini berarti menggunakan teknik pengadaan untuk memberikan hasil yang dibutuhkan oleh tujuan tanggung jawab perusahaan organisasi pembelian atau hasil kebijakan untuk sektor publik. Dalam arti lain, perusahaan harus berfokus pada penyediaan pasokan yang paling murah dengan kualitas yang sama dan tidak boleh berfokus pada praktik keberlanjutan terhadap pemasoknya di organisasi mereka sendiri kecuali hal ini menimbulkan risiko bagi organisasi pembelian seperti kelangkaan pemasok.

4. Tidak Satu Ukuran Cocok Untuk Semua

Prioritas terhadap kesesuaian barang yang dibutuhkan harus menjadi inti dari standar. Dampak dan risiko keberlanjutan harus dipetakan berdasarkan kategori pasokan dan dampak/kategori prioritas tinggi harus ditangani terlebih dahulu. Ini harus dilakukan dengan berbagai pemangku kepentingan internal, juga dengan mempertimbangkan kebijakan perusahaan dan persyaratan pemangku kepentingan eksternal. Ini jelas diatur dalam BS 8903 tentang pengadaan barang.

5. Kelola Permintaan

Manajemen permintaan harus menjadi kunci standar dalam kegiatan pengadaan barang oleh perusahaan. Cara pengadaan yang paling berkelanjutan adalah tidak membeli sama sekali atau menjaga permintaan seminimal mungkin dengan mengoperasikan bisnis secara lebih efisien. Perlu ada hubungan organisasi antara pengadaan dan pengguna barang, pekerjaan dan jasa supaya permintaan dapat terus dipenuhi dengan tepat waktu, tidak kurang dan tidak lebih.

6. Menanamkan Keberlanjutan Ke Dalam Praktik Pengadaan Saat Ini

Penting bagi perusahaan untuk mengatasi pencapaian hasil yang lebih berkelanjutan melalui praktik pengadaan barang yang sesuai di organisasi saat ini. Melalui standarisasi kesepakatan perjanjian kerja dengan perusahaan pemasok, maka akan diatur bagaimana keberlanjutan kerjasama dilakukan melalui berbagai proses pengadaan untuk semua ukuran dan jenis organisasi.

7. Tingkat Satu Bukan Satu-Satunya

Standar ini bukan hanya tentang pemasok lapis pertama. Tetapi pada prinsipnya harus mengacu pada manajemen rantai pasokan keseluruhan dimana sering terdapat risiko yang signifikan yang melibatkan standar tenaga kerja atau peluang (misalnya menempatkan UKM lokal di tingkat rantai pasokan yang lebih rendah).

8. Mendorong Inovasi

Proses pengadaan barang harus mendorong inovasi yang terkait dengan barang, pekerjaan, dan layanan yang lebih berkelanjutan, melalui riset pasar yang efektif dan penggunaan spesifikasi hasil.

9. Mengembangkan Rantai Pasokan yang Kompetitif Dan Berkelanjutan

Harus ada penekanan pada mempertahankan atau meningkatkan pasar yang kompetitif. Misalnya, jika pemasok dengan kapasitas keberlanjutan yang lebih rendah dipilih karena alasan komersial atau teknis lainnya, mereka harus diminta untuk mengembangkan program kerja untuk ditingkatkan selama kontrak berlangsung. Ini akan meningkatkan kumpulan pemasok kompetitif yang dapat memberikan hasil yang berkelanjutan.

10. Kesempatan Penuh Dan Adil

Pengadaan lokal, bisnis minoritas, UKM, dll. seringkali merupakan prioritas pemangku kepentingan yang signifikan dan harus didukung melalui rantai pasokan jika sesuai. Namun, hal ini perlu diatur dalam konteks kesempatan yang penuh dan adil dan bukan diskriminasi positif.

Kini, Anda telah mengetahui prinsip-prinsip pengadaan barang yang biasanya diberlakukan oleh banyak perusahaan besar. Oleh karena itu, pasartrainer.com memberikan fasilitas bagi individu atau organisasi untuk mengembangkan metodenya melalui berbagai pilihan pelatihan pengadaan barang yang efektif untuk menunjang keberlanjutan perusahaan hingga di masa-masa yang akan datang. Selain itu, Anda juga dapat memilih pilihan pelatihan yang paling sesuai dengan minat dan kebutuhan perusahaan Anda melalui kolom pencarian atau berbagai kategori yang tersedia di dalam situs pasartrainer.com.

Referensi

Arsana, I. P. J. (2016). Buku Manajemen Pengadaan. Yogyakarta: Deepublish.

BPPK. (2014). Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang/Jasa Apakah Harus Dipedomani. Artikel Kemenkeu. Diakses pada 19 April 2023 dari: https://bppk.kemenkeu.go.id/balai-diklat-keuangan-malang/artikel/artikel-prinsip-prinsip-pengadaan-barangjasa-apakah-harus-dipedomani-016149#:~:text=Melalui%20pemahaman%20atas%20prinsip%2Dprinsip,kebocoran%20anggaran%2C%20(c)%20meningkatkan

GEP. (2023). 10 Steps Toward An Effective Procurement Process. Diakses pada 19 April 2023 dari: https://www.gep.com/blog/mind/steps-for-effective-procurement-process

Karunia, W. F. (2018). Implementasi Prinsip-Prinsip Pengadaan Barang Dan Jasa Elektronik (E-Procurement Di Kabupaten Klaten Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018. Skripsi. UMY: Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Diakses pada 19 April 2023 dari: http://repository.umy.ac.id/handle/123456789/30159

LRQA. (2023). BS 8903 Sustainable Procurement. Diakses pada 19 April 2023 dari: https://www.lrqa.com/en-gb/bs-8903/