6 Tips Efektif Mengatasi Kecanggungan dalam Komunikasi Virtual dan Meeting Online
Berada dalam rapat virtual yang canggung pastinya membuat kita merasa tidak nyaman. Alih-alih bisa bertukar ide dan diskusi dengan santai, kecanggungan justru membuat kita ingin menyudahi rapat sesegera mungkin. Inilah mengapa mengatasi kecanggungan dalam komunikasi virtual itu sangat penting.
Tapi, bagaimanakah cara efektif untuk mengatasi kecanggungan tersebut? Langsung saja tanpa berlama-lama, mari ikuti keseluruhan tipsnya di bawah ini.
Mengapa Rasa Canggung saat Meeting Online Perlu Diatasi?
Rasa canggung merupakan hal yang wajar terjadi di tengah interaksi kita dengan orang lain. Namun, ada kalanya kecanggungan bisa menjadi hambatan dalam menjalani berbagai aktivitas, tidak terkecuali dalam rapat virtual. Oleh karenanya, rasa canggung ini perlu untuk diatasi sebab alasan berikut ini.
1. Agar Komunikasi Lebih Efektif
Ketika kita dilanda rasa canggung, komunikasi dalam meeting virtual bisa saja terganggu. Perasaan tersebut bisa membawa pada keraguan untuk berbicara yang akhirnya menghambat efektivitas pertukaran informasi. Sebisa mungkin perasaan ini harus diatasi sehingga komunikasi bisa lebih efektif.
2. Meningkatkan Rasa Percaya Diri
Tidak dapat dipungkiri, rasa canggung itu muncul karena kita merasa cemas dengan penilaian orang lain. Hal ini jika dibiarkan akan berakhir pada menurunnya kepercayaan diri.
Dengan mengatasi kecanggungan dalam komunikasi virtual, perlahan itu akan meningkatkan kepercayaan diri kita dan bisa berdampak baik untuk kelancaran komunikasi.
3. Menciptakan Suasana yang Lebih Positif
Suasana yang tidak nyaman dan tegang bisa saja ditimbulkan ketika rasa canggung itu muncul dalam rapat virtual. Dengan demikian, mengatasi kecanggungan akan menciptakan suasana yang lebih positif dan menghidupkan diskusi dalam rapat.
Tips Efektif Mengatasi Kecanggungan dalam Komunikasi Virtual
Setelah mengetahui pentingnya rasa canggung itu diatasi dalam rapat secara virtual, berikutnya kita akan langsung mempelajari bagaimana tips efektif untuk mengatasinya. Mari simak!
1. Persiapkan Diri dengan Matang
Tips pertama, usahakan untuk mempersiapkan diri secara matang. Persiapan yang matang akan membantu kita lebih tenang dan percaya diri. Jadi, sebagai langkah awal, pastikan kita sudah menandai jadwal meeting virtual di kalender. Untuk otomatisasi, gunakan kalender digital seperti Google Calendar.
Tak lupa, siapkan perangkat dan cek koneksi internet. Ketika semua perangkat aman, gangguan saat rapat pun bisa kita minimalisir. Lalu, apabila kita diminta untuk menyampaikan presentasi, maka persiapan materi sebaiknya sudah dilakukan jauh-jauh hari agar lebih familiar dengan isi materi.
Dengan melakukan semua hal tersebut, pastinya kita akan lebih siap dan rasa canggung pun bisa diatasi.
2. Bergabung Tepat Waktu
Bergabung tepat waktu juga bisa menjadi cara mengatasi kecanggungan dalam komunikasi virtual. Bayangkan saja, ketika terlambat memasuki sebuah rapat dan ternyata rapat sudah berjalan sekian menit, tentu akan timbul perasaan malu dan canggung. Kedatangan kita yang terlambat dalam rapat bisa saja mengganggu alur rapat yang sudah berjalan.
Sebaliknya, dengan bergabung lebih awal, kita akan memiliki kesempatan untuk menyesuaikan diri dengan suasana rapat. Jadi, perasaan canggung pun dapat diminimalisir.
3. Awali dengan Diskusi Ringan
Lima menit pertama meeting virtual sering kali menciptakan momen canggung di antara peserta. Nah, jika secara kebetulan kita menjadi pemimpin rapat, maka ini menjadi tugas kita untuk mencairkan kebekuan tersebut. Salah satu caranya bisa dilakukan dengan memantik diskusi ringan sebelum masuk ke inti rapat.
Pembicaraan ringan juga memberikan peluang peserta meeting untuk saling bertukar pandangan secara santai. Ini akan berguna dalam meningkatkan hubungan personal agar lebih akrab. Alahasil, semua partisipan menjadi lebih nyaman untuk berinteraksi dalam rapat yang berlangsung.
4. Dorong Partisipasi atau Keterlibatan
Mengatasi kecanggungan dalam komunikasi virtual terutama saat rapat online dapat diatasi dengan mendorong keterlibatan peserta. Kecanggung bisa saja timbul saat semua peserta tidak saling terlibat dan terlalu lama diam tanpa berinteraksi.
Untuk itu, kita bisa menyiasatinya dengan mengajukan pertanyaan yang bisa mencairkan suasana. Secara perlahan, itu akan membawa pada interaksi yang interaktif antar peserta.
5. Gunakan Fitur Obrolan
Berbicara secara langsung saat meeting online bagi beberapa orang bisa menciptakan rasa cemas tersendiri. Inilah yang juga bisa menimbulkan rasa canggung dalam rapat virtual. Untuk menghindari ini, kita bisa memanfaatkan fitur obrolan atau chat.
Fitur ini memungkinkan kita untuk mengirim pesan dengan lebih terstruktur serta memupus rasa cemas jika saja mengucapkan kalimat yang salah atau tidak pantas.
6. Perhatikan Efisiensi Waktu Meeting
Rapat dengan durasi yang panjang bisa memberikan perasaan tertekan pada peserta terutama untuk berbicara. Ini bisa menimbulkan kecanggungan dan ketidakefektifan. Untuk itu, menjaga waktu rapat tetap efisien, tidak terlalu panjang dan pendek, dapat membantu mengatasi hal tersebut.
Rapat yang terstruktur akan membuat waktu berbicara lebih terfokus. Serta, menghindarkan rasa bosan yang berdampak pada kurang maksimalnya hasil rapat tersebut.
Sekian 6 tips yang bisa diterapkan untuk mengatasi kecanggungan dalam komunikasi virtual. Pada dasarnya, melatih diri kita agar tetap rileks dan tidak tegang juga bisa menjadi kunci keberhasilan dalam mengatasi rasa canggung tersebut.
Jangan biarkan kecanggungan menghambat karier kita! Skill komunikasi yang kuat adalah kunci sukses di dunia kerja. Yuk, ikuti Pelatihan Elevate Your Communication di PasarTrainer! Di sini, kita akan belajar cara berkomunikasi dengan lebih percaya diri, efektif, dan profesional. Tingkatkan keterampilan komunikasi sekarang juga dan jadilah profesional yang lebih unggul! Daftar segera!
Referensi:
www.moxieinstitute.com - 8 Tips for Presenting Virtuallywww.linkedin.com - Tips Those Awkward Moments Online Meetings Nele Van Beveren
clickup.com - Cara Membuat Rapat Virtual Lebih Interaktif
lifeskills.id - Mengatasi Rasa Canggung di Hadapan Banyak Orang dengan Cara ini
