7 Aturan Etika dan Cara Menulis Email Professional

Dalam dunia kerja dan bisnis, mengirim email secara profesional bukan sekedar untuk menyampaikan informasi namun juga dapat mencerminkan etika dan sikap dalam berkomunikasi. Lalu bagaimana cara menulis email profesional yang tepat?

Di era digital seperti sekarang ini, email merupakan bagian penting dalam pekerjaan karena hampir semua bentuk komunikasi terjadi melalui email. Mengirim email secara profesional menjadi aspek yang penting untuk menjalin hubungan yang baik dengan mitra bisnis.

Nah, dalam artikel kali ini kita akan membahas bagaimana etika dan cara menulis email professional. Simak sampai akhir, ya!

Manfaat Email Profesional

Sebelum membahas tentang bagaimana cara dan aturan menulis email professional, ketahui dulu berbagai manfaatnya seperti di bawah ini:

• Membangun kepercayaan: Membantu membangun kepercayaan konsumen dan rekan bisnis
• Meningkatkan kredibilitas: Meningkatkan profesionalisme dan kredibilitas dalam berkomunikasi
• Membangun citra baik: Membantu membangun citra yang baik dan menyakinkan
• Memudahkan komunikasi: Mempermudah komunikasi dengan pelanggan, klien dan rekan kerja
• Memudahkan dokumentasi: Membantu membuat dokumentasi yang jelas, mudah ditelusuri dan bisa dijadikan referensi untuk masa depan
• Memudahkan pengambilan keputusan: Membantu mempermudah pengambilan keputusan dan penyelesaian tugas tepat waktu

Etika dan Cara Menulis Email Profesional

Menulis email secara profesional memiliki peran krusial dalam dunia kerja maupun dunia bisnis. Berikut ini aturan dan etika menulis email profesional yang perlu kita ketahui:

1. Gunakan Alamat Email yang Profesional

Dalam menulis email professional, hindari penggunaan alamat email pribadi. Sebaiknya gunakan domain atau alamat email resmi perusahaan untuk memberikan kesan resmi dan professional.

Selain lebih menyakinkan, penggunaan email bisnis juga lebih aman karena dilengkapi dengan sistem keamanan enkripsi untuk menjaga informasi dan rahasia bisnis yang sensitif.

2. Gunakan Subjek yang Jelas

Cara menulis email profesional yang selanjutnya adalah dengan menggunakan subjek yang jelas. Subjek email harus mampu menggambarkan isi email secara ringkas sehingga memudahkan penerima untuk mengetahui fokus utama yang ingin dibahas.

Subjek email yang terlalu umum bisa membuat email yang dikirim diabaikan oleh penerima atau bahkan dianggap spam dan tidak penting. Dengan subjek yang jelas, email akan lebih cepat mendapatkan respon penerima.

3. Gunakan Salam Pembuka

Etika menulis email profesional yang selanjutnya adalah menggunakan salam pembuka yang tepat. Tujuannya untuk memberikan kesan sopan dan menghormati penerima. Contohnya, penggunaan sapaan Yth. Bapak/Ibu atau Yang Terhormat [nama lengkap].

Selain menggunakan salam pembuka yang sopan, pastikan juga menulis nama penerima dengan benar. Kesalahan dalam menulis nama penerima bisa menimbulkan kesan yang tidak profesional pada email yang dikirim.

4. Perhatikan Tulisan dan Bahasa

Email profesional harus ditulis dengan bahasa yang formal, ringkas dan tidak bertele-tele. Email yang langsung membahas inti masalah akan akan menghadirkan kesan profesionalisme dan lebih sesuai dengan konteks bisnis atau dunia kerja.

Selain tata bahasa, ejaan dan tanda baca juga harus tepat untuk menunjukkan profesionalisme. Sebaiknya sebelum mengirim email professional, periksa dulu gaya bahasa dan tulisannya apakah sudah sesuai dan pastikan tidak ada kesalahan. Dengan begitu pesan akan lebih mudah dipahami.

5. Hindari Lampiran yang Terlalu Besar

Mengirim lampiran atau attachment yang terlalu besar bisa menyebabkan masalah teknis. File yang terlalu besar bisa membuat proses pengiriman menjadi terhambat dan juga memakan kapasitas penyimpanan penerima email.

Jika ingin mengirim lampiran dengan ukuran cukup besar, sebaiknya kompres file terlebih dahulu sebelum dikirim. Selain itu, kita juga bisa menggunakan layanan penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google Drive. Dengan cara seperti ini, akses email oleh penerima akan lebih mudah dan terkesan lebih professional.

6. Gunakan Signature yang Tepat

Aturan dan cara menulis email profesional yang selanjutnya adalah dengan menggunakan tanda tangan atau signature yang tepat. Tanda tangan harus mencakup informasi penting seperti nama lengkap, nama perusahaan, jabatan dan informasi kontak.

Menambahkan logo perusahaan juga bisa menunjukkan profesionalisme dan lebih menyakinkan penerima. Kita juga bisa menambahkan tautan ke situs web perusahaan untuk memperkuat branding.

7. Perhatikan Waktu Pengiriman Email

Dalam mengirim email professional, penting untuk memperhatikan waktu pengirimannya karena hal ini dapat mempengaruhi bagaimana email tersebut diterima dan ditanggapi. Sebaiknya kirim email di jam kerja normal agar terkesan professional dan mendapatkan respon lebih cepat.

Untuk mempermudah waktu pengiriman email, kita bisa menggunakan fitur penjadwalan email. Selain lebih praktis, cara ini juga untuk menghindari keterlambatan pengiriman email karena faktor human error.

Asah Kemampuan Komunikasi  Profesional Kita Bersama PasarTrainer

Menulis email secara profesional bisa menjadi cerminan kredibilitas perusahaan. Maka dari itu, pastikan pahami cara menulis email profesional agar mampu menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan, mitra bisnis maupun klien.

Hindari kesalahan dalam menulis email profesional dengan mengikuti Pelatihan Email & Digital Correspondence Writing Skills di PasarTrainer. Program ini dirancang untuk memberikan keterampilan dalam penulisan surat elektronik yang baik sehingga karyawan mampu menulis email profesional yang akan sangat berguna untuk kemajuan perusahaan.

Tingkatkan kemampuan komunikasi efektif kita seperti komunikasi negosiasi hingga komunikasi di depan publik dengan cek Training - Training Komunikasi di PasarTrainer.

Referensi: