7 Etika Bertelepon dengan Client yang Esensial untuk Bisnis

Menerapkan etika bertelepon dengan client sangatlah penting. Khususnya bagi karyawan yang bertanggung jawab menjadi Customer Service (CS) atau Call Center sebuah bisnis. Etika bertelepon membuktikan profesionalitas dan kredibilitas bisnis. 

Selain itu, client akan merasa dipedulikan sehingga meningkatkan peluang menjadi client tetap bagi bisnis. Program Service Excellence dan Etika Bertelepon dari PasarTrainer ini akan membantu kita memenuhi standar pelayanan saat bertelepon dengan client.

Untuk mengetahui apa saja etika bertelepon yang esensial saat terhubung dengan client bisnis, simak pembahasannya berikut ini!

Ini 7 Etika Bertelepon dengan Client yang Esensial untuk Bisnis

Berbagai etika saat bertelepon di bawah ini bisa kita terapkan agar hubungan dengan client dapat bertahan jangka panjang:

• Segera Jawab setelah Berdering Tiga Kali

Siap sedia jadi keharusan bagi kita yang berada di bagian call center atau customer service. Fokuslah dan sigap menjawab setelah telepon berdering sebanyak tiga kali agar waktunya cukup untuk masuk dalam percakapan. 

Sebaiknya kita tidak membuat client menunggu terlalu lama. Hal ini juga mengingat bahwa kita tidak tahu apa yang client butuhkan. Bila ternyata client butuh bantuan dengan segera, maka menjawab telepon dengan cepat membuatnya merasa dihargai. 

• Langsung Memperkenalkan Diri

Setelah kita mengangkat telepon, langsung perkenalkan diri di awal percakapan. Hal ini akan membantu client untuk mengetahui bahwa mereka menghubungi nomor yang benar dan mengenali siapa yang berbicara. 

Etika bertelepon dengan client yang satu ini bisa kita lakukan dengan menyebutkan nama serta asal perusahaan. Lalu, tanyakan apakah ada yang bisa kita bantu setelah perkenalan tersebut. Ini tentu menjadi awal percakapan yang positif untuk client.

• Berbicaralah secara Jelas

Aktivitas telepon juga mengharuskan kita untuk berkomunikasi dengan baik. Mengetahui bahwa client hanya bisa menilai kita berdasarkan suara, maka sudah seharusnya kita berbicara dengan jelas. 

Usahakan agar client tidak meminta kita mengulangi apa yang kita katakan. Buat agar suara terdengar percaya diri sehingga client melihat kita sebagai pihak yang bisa diandalkan.

Bila ternyata terdapat gangguan seperti layanan seluler buruk sehingga suara kita menjadi tidak jelas, maka minta client untuk tutup teleponnya. Lalu, minta juga agar client kembali menelepon beberapa saat kemudian.

• Dengarkan dengan Seksama dan Catat Poin Pentingnya

Menjadi pendengar yang aktif penting bagi customer service atau call center suatu bisnis. Aktif mendengarkan berarti kita memahami semua yang client katakan. Kemudian, kita harus mampu mendasarkan respons dari perkataan tersebut.

Mendengarkan dengan seksama menjadi etika bertelepon dengan client yang membuatnya merasa kita berempati dan hadir bersama mereka saat telepon berlangsung.

Tidak hanya itu, kita juga perlu mencatat poin-poin penting dari perkataan client selama telepon berlangsung. Ini memudahkan kita memahami penjelasan client yang panjang lebar. Lalu, kita bisa langsung memberikan solusi dari masalahnya tanpa membuat client mengulangi dan menjelaskan lagi.

• Gunakan Bahasa yang Sopan

Berikutnya, gunakanlah bahasa yang sopan saat berbicara dengan client. Kita perlu berhati-hati dan menghargai client ketika bertelepon dengannya. Sebab, kita tidak pernah mengetahui client mana yang akan tersinggung terhadap perkataan yang kita lontarkan.

Bukan hanya sopan, kita bahkan sebaiknya menggunakan bahasa yang formal. Bila perlu, kita bisa menyampaikan humor untuk mencairkan suasana. Tetapi, pastikan lelucon tersebut tidak akan membuat client kesal. 

• Pakai Nada Berbicara yang Ceria

Hari buruk tidak ada di kalender, sehingga kita tidak tahu kapan akan mengalaminya. Namun, ada kalanya client menelepon ketika sedang mengalami hari yang buruk. Ini bukan tidak mungkin akan memicu client bersikap kasar pada kita. 

Saat hal tersebut terjadi, sebaiknya tetap pertahankan etika bertelepon dengan client dan bersikap positif. Anggap saja kita memahami mengapa client berperilaku kasar sehingga kita tidak turut tersulut emosi. 

Tetap gunakan nada yang ceria ketika merespons perkataan client, terutama saat mereka mengeluhkan hal negatif terkait produk atau layanan bisnis. Jadi, kepuasan client sekaligus citra bisnis tetap terjaga. 

• Konfirmasi sebelum Mengalihkan Panggilan

Etika melakukan telepon dengan client satu ini juga perlu kita terapkan. Penting untuk mengonfirmasi terlebih dahulu sebelum menahan atau mengalihkan panggilan.

Biasanya, pengalihan panggilan ke karyawan bisnis di divisi lain perlu kita lakukan agar dapat menjawab dan merespons pertanyaan client dengan tepat. Ketika kita harus melakukannya, pastikan selalu izin dan konfirmasi dulu pada client. 

Jelaskan pula alasan kita perlu mengalihkan telepon dan yakinkan client bahwa kita atau karyawan lain akan menyelesaikan permasalahannya dengan cepat. Ini membuat client berada dalam zona pengawasan kita. Jadi, client tidak mudah mengeluh saat harus menunggu lebih lama.

Tujuh etika bertelepon dengan client tersebut bisa kita asah melalui program Pelatihan Communication dari PasarTrainer. Terdapat berbagai program berkualitas seperti Mastering Negotiation Skill for Business yang berguna untuk melakukan negosiasi saat bertelepon dengan client. Untuk pemesanan program latihan komunikasi yang efektif, kunjungi PasarTrainer! 

Referensi