7 Langkah Efektif Mengelola Proyek agar Berjalan Lancar dan Tepat

Project Management Jan 23, 2025

Saat ingin mencapai tujuan proyek, seorang PM (project manager) harus bisa menggunakan PPM (Portfolio Project Management) sebagai pengukur perkembangan proyek. Di sisi lain, terdapat langkah efektif mengelola proyek agar dapat berjalan lancar dan tepat sesuatu target.

Langkah-langkah ini penting untuk mencegah adanya risiko yang menghambat berjalannya suatu proyek. Maka dari itu, penting untuk seorang PM mengetahui langkah efektif dalam mengelola proyek yang dipegangnya.

Lantas, bagaimana langkah yang tepat dan efektif dalam mengelola proyek? Mari kita simak pembahasannya berikut ini!

Beginilah 7 Langkah Efektif Mengelola Proyek yang Baik

Menyusun strategi atau langkah yang efektif dalam mengelola proyek bukan hanya tugas PM. Seluruh tim atau orang yang terlibat juga ikut merancang dan melaksanakan langkah-langkah ini. Mari kita simak, beginilah langkah-langkah efektif dalam mengelola proyek akan berjalan lancar.

1. Inisiasi Penjabaran Proyek

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menginisiasi proyek. Isi di dalamnya terkait tujuan dan menetapkan jalan yang akan diambil atau ditempuh. Setiap proyek harus dibangun dari nol dan wajib memiliki target.

Di sinilah langkah-langkah tersebut berada. Kita harus pasti menentukan tujuan, tahap-tahap, atau langkah yang harus dilakukan dan target yang diinginkan. Jika inisiasi penjabaran proyek sudah matang, barulah kita maju ke langkah berikutnya.

2. Perencanaan Bersama Tim

Mengelola proyek bukan tanggung jawab satu orang saja. Memang, satu orang dapat berperan sebagai leader atau PM. Namun, keberadaan tim dan perencanaan bersama dapat membuat sebuah proyek berjalan dengan baik dan lancar.

Maka dari itu, sesudah inisiasi penjabaran proyek berjalan, maka langkah selanjutnya adalah perencanaan bersama tim. Ajak tim untuk berkumpul agar dapat melakukan pembagian proyek atau kerja. Pastikan tim yang berkumpul merupakan kumpulan orang-orang yang bisa diajak bekerja sama.

**3. Buat Timeline Proyek**

Langkah efektif mengelola proyek berikutnya adalah membuat timeline sekaligus menyiapkan tools yang dibutuhkan. Buatlah timeline yang realistis dan membagi tugas-tugas secara spesifik pada tim-tim yang telah kita buat. Setiap timeline sebaiknya dikerjakan dengan tools yang sudah dimiliki.

Tujuan dibuatkannya timeline ini berguna untuk memahami tenggat waktu tugas yang diemban setiap orang. Selain itu, membuat timeline yang detail dapat meningkatkan produktivitas karena kita berpikir ada deadline yang harus dikejar.

4. Antisipasi Risiko yang Mungkin Terjadi

Agar proyek kita berjalan dengan lancar, tentu tidak hanya memikirkan hal-hal terkait perencanaan eksekusinya saja. Ada potensi risiko yang harus diantisipasi, yang mana di dalam project management mustahil jika tidak ada risiko atau masalah sama sekali.

Kita harus pikirkan potensi risiko dan masalah yang terjadi di tengah-tengah proyek dan solusi atau mitigasi tepat yang harus diambil. Pastikan juga orang-orang siap untuk menghadapi risiko ini di masa depan agar eksekusi solusinya dapat berjalan dengan baik.

5. Pastikan Komunikasi Lancar

Komunikasi merupakan aspek paling penting agar berjalan setiap langkah efektif mengelola proyek yang kita bangun sukses. Kolaborasi leader atau PM dengan tim harus berdasarkan komunikasi dua arah yang lancar. Jangan sampai proyek mandek akibat kurangnya komunikasi antar tim.

Untuk belajar tentang komunikasi saat mengelola proyek, kita bisa belajar di PasarTariner dengan berbagai program Training Project Management yang tersedia. Di sana, akan banyak program pelatihan yang berguna untuk kita menguatkan kerjasama tim dalam mengelola sebuah proyek.

6. Eksekusi Proyek

Langkah kelima yaitu waktunya mengeksekusi proyek. Ini adalah waktu yang tepat untuk rencana dan berbagai strategi yang sudah dibuat untuk dilaksanakan. Pada tahap ini, semua ide dan strategi telah dieksekusi menjadi aksi yang nyata.

Maka dari itu, pastikan seluruh tim sudah siap dan matang secara keseluruhan pada tahap ini. Mengeksekusi proyek dapat dilakukan langsung di lapangan atau di belakang layar. Semua tergantung proyek yang sedang dilaksanakan.

7. Lakukan Evaluasi Proyek

Tahap terakhir yang tidak kalah penting adalah evaluasi proyek. Mengevaluasi proyek yang sedang berlangsung adalah langkah efektif mengelola proyek agar tetap berjalan baik dan sesuai dengan rencana-rencana yang sudah dibuat di awal.

Evaluasi juga berguna untuk meningkatkan perkembangan proyek apabila ada yang salah atau kurang. Seorang PM atau leader sebaiknya rutin melakukan evaluasi proyek yang dipegangnya, misalnya mengevaluasi hasil kerja, baik evaluasi kinerja individu dan/atau tim.

Kesimpulannya, langkah efektif mengelola proyek perlu diketahui oleh setiap orang. Tidak hanya terbatas pada seorang leader maupun PM sebuah proyek. Maka dari itu, penting untuk kita memahami artikel dan pembahasan di atas.

Jika dirasa kesulitan untuk mengelola proyek, maka kita dapat ikut kelas atau program dari PasarTrainer, yaitu Project Execution. Di sana, ada berbagai macam tips dan strategi tepat untuk melaksanakan proyek dengan baik dan lancar agar sukses di masa depan.