7 Langkah-Langkah Mendelegasikan Tugas untuk Karyawan, Hindari Micromanaging!

Leadership & Soft Skills Apr 25, 2025

Kegagalan proyek sering kali terjadi bukan karena perusahaan kekurangan sumber daya. Namun, bisa juga disebabkan oleh langkah-langkah mendelegasikan tugas untuk karyawan yang kurang efektif.

Delegasi sebenarnya bukan soal membagi tugas saja. Tapi, erat kaitannya dengan memberikan kepercayaan kepada tim demi hasil yang terbaik.

Apabila delegasi dilakukan secara tepat, bukan tidak mungkin seorang pemimpin akan punya fokus lebih pada hal-hal yang lebih strategis. Lalu, bagaimana cara delegasi tugas yang benar?

Jangan ketinggalan panduan lengkapnya di bawah ini!

Langkah-Langkah Mendelegasikan Tugas untuk Karyawan secara Efisien

Bagi seorang pemimpin atau manajer proyek, mengetahui cara mendelegasikan tugas adalah wajib hukumnya. Tapi, mendelegasikan tugas bukan sekadar memberi perintah, melainkan juga berkaitan dengan proses yang terarah.

Jadi, yuk, pelajari satu per satu tahapannya untuk raih kesuksesan proyek!

1. Identifikasi Tugas yang Bisa Didelegasikan

Kita tidak bisa begitu saja mendelegasikan semua tugas kepada karyawan. Alih-alih memberi beban yang berlebihan, cobalah untuk identifikasi tugas yang bisa didelegasikan.

Tugas-tugas ini biasanya yang bersifat administratif dan berulang. Contohnya, menyusun laporan mingguan, mengatur jadwal meeting, dan input data ke dalam sistem.

Selain itu, jenis pekerjaan yang butuh diselesaikan oleh banyak orang dan bisa menjadi sarana pengembangan potensi juga termasuk dalam pekerjaan yang perlu didelegasikan.

Misalnya, menyusun laporan analisis perusahaan, mengorganisir event, maupun mewakili perusahaan di suatu forum.

2. Delegasikan pada Anggota Tim yang Tepat

Dalam beberapa kasus, kita mungkin sering merasa condong pada karyawan tertentu sehingga lebih sering mendelegasikan tugas kepada karyawan tersebut. Tapi, cara ini sebenarnya tidak selalu efektif.

Langkah-langkah mendelegasikan tugas untuk karyawan akan jadi lebih efektif jika kita tahu potensi dan kelebihan setiap anggota tim. Karena itu, pertimbangkan terkait minat dan cara mereka menyelesaikan pekerjaan, lalu pilihlah mana anggota yang paling sesuai.

Tapi, jangan lupa untuk memastikan apakah anggota tim yang dipilih mempunyai waktu untuk mengerjakan tugas. Jangan sampai tugas tersebut membuat mereka kewalahan yang pada akhirnya bisa memengaruhi keberhasilan proyek.

3. Sampaikan secara Jelas dan Spesifik

Instruksi yang tidak jelas dan setengah-setengah bisa membuat hasil pekerjaan tidak sesuai harapan. Sebagai upaya untuk mengoptimalkan delegasi, kita perlu mengawalinya dengan menjelaskan pentingnya satu tugas ini kepada tim.

Kemudian, berikan deskripsi yang spesifik dan jelas, termasuk bagaimana cara mengerjakannya, tools apa saja yang diperlukan, dan hasil seperti apa yang diinginkan.

Beri tahu pula deadline yang pasti, bukan sekadar kata secepatnya yang membingungkan tim. Semakin jelas arahan yang diberikan, semakin baik pula hasil yang bisa kita harapkan.

4. Beri Dukungan dan Sumber Daya

Memberikan dukungan dan sumber daya dapat menjadi bagian dari langkah-langkah mendelegasikan tugas untuk karyawan secara efisien.

Caranya bisa dilakukan dengan memastikan apakah tim memiliki akses ke tools dan sistem yang dibutuhkan. Jika belum, sediakan akses tersebut, termasuk akses ke dokumen referensi, seperti contoh laporan sebelumnya.

Tidak kalah penting dari itu, jika tim merasa kesulitan akan kendala teknis, kita juga bisa memberi dukungan dengan menghubungkannya pada tim pendukung yang memiliki sumber daya untuk atasi kesulitan tersebut.

5. Lakukan Evaluasi secara Berkala

Delegasi bukan berarti kita lepas tangan terhadap anggota tim, tapi juga harus melakukan evaluasi berkala tanpa harus micromanaging.

Oleh karenanya, jadwalkan evaluasi rutin secara singkat saja dan fokus untuk membahas progress dan hambatan yang ditemui saat menjalankan proyek.

Libatkan anggota tim untuk menyampaikan masalah mereka secara terbuka, termasuk usulan apa yang mungkin mereka miliki. Dengan begitu, ini bisa jadi langkah-langkah mendelegasikan tugas untuk karyawan yang dapat memperkuat kolaborasi tim.

6. Beri Arahan Bila Ada Hambatan

Hambatan pasti akan ada di kala kita menjalankan suatu proyek. Ketika mendengar tim menyampaikan hambatan mereka, inilah saatnya pemimpin atau manajer memberikan solusi dan alternatif penyelesaian masalah yang ideal.

Jika memungkinkan, dapatkan bantuan dari tim di divisi lain yang mungkin mempunyai jalan keluar yang lebih optimal.

7. Beri Apresiasi dan Feedback Positif

Apresiasi dan feedback positif adalah sumber motivasi karyawan untuk menyelesaikan tugas mereka. Alih-alih menunggu proyek selesai, cobalah untuk memberikan apresiasi ketika tim mampu menyelesaikan suatu hambatan atau masalah di tengah proyek.

Apresiasi yang disertai dengan feedback membangun, tanpa disertai kalimat yang negatif, tentu juga bisa membuat mereka jadi lebih percaya diri dengan potensi yang dimilikinya.

Siap Delegasi Tugas dengan Efektif? Mulai Sekarang Bersama PasarTrainer!

Sebagai seorang pemimpin atau manajer proyek, menerapkan langkah-langkah mendelegasikan tugas untuk karyawan secara efisien adalah hal penting yang harus dilakukan pertama.

Tapi, hal ini memang perlu dilatih dengan pendekatan yang tepat. Untuk itu, PasarTrainer menghadirkan pelatihan Seni Mendelegasikan Tugas yang akan mengajarkan step by step delegasi tugas yang efektif.

Kami juga memiliki berbagai pelatihan komprehensif di bidang Leadership & Soft Skills yang pastinya sangat insightful. Yuk, mulai investasikan waktu untuk jadi pemimpin yang lebih strategis bersama PasarTrainer!