9 Tips Penggunaan Fitur-Fitur Microsoft Excel untuk Meningkatkan Produktivitas

Microsoft Office Nov 21, 2024

Penting bagi kita mempelajari tips penggunaan fitur-fitur Microsoft Excel untuk meningkatkan produktivitas. Sebagai salah satu aplikasi spreadsheet yang paling populer, Excel memiliki berbagai kemampuan yang digunakan di berbagai bidang.

Hanya saja, jika tanpa dibarengi dengan pengetahuan yang cukup tentang berbagai macam fitur canggih yang ada pada aplikasi ini, maka Excel bisa membuat kita semakin bingung. Itu sebabnya, memahami cara mengaplikasikan berbagai fitur Microsoft Excel bisa membantu kita bekerja lebih cepat dan efisien.

Tips Penggunaan Fitur-Fitur Microsoft Excel untuk Meningkatkan Produktivitas

Berikut beberapa tips cara menggunakan fitur-fitur pada Microsoft Excel yang akan meningkatkan produktivitas.

1. Memanfaatkan Pintasan Keyboard

Merupakan cara paling cepat yang dapat menghemat waktu sekaligus mempercepat pekerjaan saat melakukan tugas umum dalam aplikasi Excel tanpa perlu mengklik menu atau ikon tertentu. Beberapa pintasan keyboard yang kerap digunakan antara lain:

Ctrl + C = menyalin (Copy).
Ctrl + S = membuka menu “Save As”
Ctrl + V= menempel (Paste)
Ctrl + Z = membatalkan tindakan terakhir.
Ctrl + A = memilih semua.
Ctrl + Shift + L = untuk mengaktifkan atau menonaktifkan filter
Ctrl + X = memotong.

2. Mempelajari Fungsi Dasar

Dengan menggunakan formula dan fungsi dasar Excel secara efektif bisa menghemat waktu penyelesaian tugas dan meningkatkan akurasi. Beberapa fungsi dasar yang kerap digunakan di Excel adalah:

SUM = Menjumlahkan nilai atau angka dalam rentang sel.
AVERAGE = Menghitung rata-rata nilai yang ada dalam rentang sel.
IF = Membuat pernyataan logika untuk menciptakan hasil yang berbeda berdasarkan kondisi.
VLOOKUP = Mencari nilai yang ada dalam kolom pertama tabel serta mengembalikan nilai dalam kolom lain.
PIVOT TABLE = Menyusun dan menganalisis data yang besar dengan cepat dan efisien.
COUNTIF= Menghitung jumlah sel suatu tabel yang memenuhi kriteria tertentu.

3. Memahami Fitur Dasar

Salah satu tips penggunaan fitur-fitur Microsoft Excel untuk meningkatkan produktivitas yang perlu dipahami adalah perihal fitur dasar Excel yang meliputi:

Spreadsheet and Worksheet = Excel menggunakan aplikasi spreadsheet yang terdiri dari beberapa worksheet, sedangkan dalam setiap worksheet terdapat sel yang bisa kita isi dengan data.
Formula dan Fungsi = Formula pada Excel adalah SUM, AVERAGE, COUNT, dan lain-lain yang membantu dalam perhitungan sederhana. Sedangkan yang termasuk Fungsi adalah VLOOKUP dan HLOOKUP, yang bermanfaat untuk pencarian data.
Format Sel = Kemampuan untuk memformat sebuah sel pada Excel, misalnya mengubah warna, font, dan batasan yang membantu kita dalam membuat data yang lebih mudah untuk dibaca dan dipahami.

4. Fungsi AutoSum

Merupakan fungsi pada Excel yang berguna untuk menjumlahkan kumpulan angka secara cepat. Cara menggunakan fungsi AutoSum (Alt + =) adalah dengan memilih sel pada bagian bawah atau samping angka yang ingin dijumlahkan kemudian tekan Alt + =, lalu tekan Enter.

5. Filter dan Sortir

Merupakan dua fitur pada Excel yang berguna untuk menyaring data.

Filter = Memungkinkan kita hanya menampilkan data tertentu yang memenuhi kriteria sehingga memudahkan kita dalam menganalisis subset data.
Sortir = Memungkinkan kita mengatur data berdasarkan kolom tertentu, baik secara descending (menurun) maupun ascending (menaik).

6. Menggunakan Format Tabel

Tips penggunaan fitur-fitur Microsoft Excel untuk meningkatkan produktivitas berikut ini sangat memudahkan kita dalam pengelolaan data. Pasalnya, pada saat mengubah data menjadi sebuah tabel, maka Excel akan memberikan beragam fitur otomatis. Misalnya fitur filter, format yang konsisten, pengurutan, dan lain-lain.

Cara mengaplikasikannya adalah dengan memilih data yang akan diubah menjadi tabel lalu tekan “CTRL + T”. Nantinya, tabel akan terbentuk dan dilengkapi dengan filter otomatis serta gaya tabel yang bisa kita sesuaikan.

7. Conditional Formatting

Merupakan fitur Excel yang memungkinkan kita untuk memperhatikan sel dalam worksheet yang memenuhi kriteria tertentu. Caranya dengan menerapkan format yang berbeda pada tiap sel yang diatur berdasarkan kriteria atau nilai tertentu.

Misalnya, menggunakan warna yang berbeda untuk menyoroti nilai yang telah melebihi batas tertentu atau menandai data (angka) yang butuh perhatian khusus. Kita bisa memanfaatkan fitur Conditional Formatting ini dengan cara tab fitur “Home” lalu cari fitur “Conditional Formatting”.

8. Data Validation

Tips penggunaan fitur-fitur Microsoft Excel untuk meningkatkan produktivitas berikutnya adalah Data Validation. Merupakan fitur Excel yang memungkinkan kita untuk membatasi atau mengontrol jenis data yang bisa dimasukkan ke dalam sel dengan tujuan untuk mencegah salah menginput data.

Fitur ini bisa ditemukan pada tab fitur “Data” dan cari di bagian bawah “Data Validation”. Contohnya, mengatur daftar drop-down guna memastikan bahwa data yang diinput sesuai dengan pilihan yang valid.

Excel memungkinkan kita untuk bekerja sama dengan partner kerja dengan memanfaatkan fitur Collaboration and Sharing, dengan cara sebagai berikut:

Share Workbook = Memungkinkan beberapa pengguna secara bersamaan bekerja pada file Excel yang sama.

Comments = Menambahkan komentar pada sel dengan tujuan memberikan umpan balik atau catatan kepada sesama rekan kerja.

Itulah kesembilan tips penggunaan fitur-fitur Microsoft Excel untuk meningkatkan produktivitas kita dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Mau meningkatkan pengetahuan seputar Excel? Kunjungi PasarTrainer dan daftar kelas Excel untuk level Lanjutan! Pada dasarnya, dengan memanfaatkan alat dan fitur yang ada pada Excel bisa menghemat waktu sekaligus meningkatkan efisiensi saat bekerja.

Akan lebih baik lagi jika memiliki pengetahuan semua aplikasi yang ada pada Microsoft Office mulai dari Excel, Word, PowerPoint, dan lain-lain. Tentunya, produktivitas kerja akan semakin meningkat. Tertarik? Ikuti program pelatihan Microsoft Office hanya di PasarTrainer!