Apa Itu Google Workspace dan Keuntungannya bagi Bisnis

Bagi kita para pebisnis, Google Workspace wajib jadi alat pendukung operasional bisnis. Terutama ketika sedang ada proyek yang memerlukan kolaborasi dan efisiensi. Mulai dari Gmail, Google Drive, hingga Google Meet, semua tersedia dalam Workspace.

Maka dari itu, mari kenali lebih dalam tentang Workspace serta keuntungannya bagi bisnis melalui uraian berikut!

Apa Itu Google Workspace?

Workspace merupakan perubahan merek (rebranding) G Suite yang perilisannya dilakukan pada tahun 2020. Alat ini adalah serangkaian perangkat berbasis cloud yang inovatif. Google jadi perancang Workspace, dengan tujuan memfasilitasi berbagai organisasi dalam menjalankan fungsi produktivitas, kolaborasi, hingga mobilitas pekerjaan. 

Pada Workspace, semua layanan sudah terintegrasi. Sebagai contoh, kita tidak perlu beralih antara Meet ke Gmail dan sebaliknya. Semua aplikasi yang menunjang produktivitas bisnis kita tersedia di satu perangkat terintegrasi pada alat kolaborasi cloud Workspace.

Keuntungan Menggunakan Google Workspace bagi Bisnis

Kita bisa merasakan berbagai keuntungan jangka panjang jika menggunakan Workspace untuk operasional bisnis. Selain meningkatkan produktivitas serta menjadikan bisnis lebih efisien, berikut daftar keuntungan yang ditawarkan oleh Workspace:

1. Proteksi Ekstra 

Workspace selalu optimal dalam memproteksi dan melindungi keamanan informasi kita. Protokol keamanannya ketat dan paling depan dalam industri teknologi. Ini berlaku baik dalam lingkup keamanan siber antar traffic cloud-host ataupun data center fisik. 

Contoh upaya Workspace memproteksi data kita, di antaranya:

• Verifikasi 2 Langkah

Saat seseorang tidak dikenal masuk ke akun kita, maka pengguna asli akan mendapat pesan teks. Pesan tersebut berisi kode verifikasi untuk menjadi lapisan proteksi ekstra.

• Jaminan Privasi Data

Lalu lintas seluruh konten, file, serta data yang beralih antara server Google serta server perusahaan dienkripsi secara ketat. Misalnya, 100% enkripsi pada setiap email yang kita terima atau kirim agar tetap aman dibuka. 

Administrator pun bisa mengatur enkripsi khusus untuk file, konten, dan data yang ingin kita lindungi secara ekstra.

• Deteksi AI

Google segera memberi notifikasi pada Administrator saat terdeteksi perilaku masuk baru dikenali serta perilaku mencurigakan tidak biasa. Jadi, aktivitas mencurigakan dapat segera dicegah.

Pelatihan Google Workspace dari PasarTrainer jadi pilihan tepat jika kita ingin menguasai kemampuan teknis Workspace. Terutama Workspace untuk bisnis dan pekerja kantoran.

2. Aksesibilitas 24/7

Berikutnya, Workspace dapat kita akses 24/7, kapanpun dan di manapun. Kita bisa membuat dokumen, video call, mengirim email, serta berkolaborasi secara real-time dengan rekan kerja kapan saja serta dari mana saja. 

Workspace kompatibel ke semua browser. Ini memudahkan kita mengakses konten serta fitur Workspace dengan perangkat apa saja. Baik itu PC, Mac, Android, atau Apple. 

Terdapat pula fitur offline dari Workspace yang membuat kita tidak harus bergantung dengan internet saat ingin mengakses data atau menyelesaikan pekerjaan. 

Ada G Drive File Stream yang bisa sinkronisasi konten terbaru ke perangkat kita. Ini cocok bila kita lebih memilih punya salinan file dengan hosting lokal untuk pekerjaan offline. Kita jadi bisa bekerja menggunakan file terbaru tanpa repot pindah dan duplikat file lagi.

3. Pengelolaan Mudah

Ada alat bernama Admin Console dalam Google Workspace yang memberikan kendali penuh untuk manager serta pemilik bisnis maupun seluruh kegiatan perusahaan. 

Panel Admin memungkinkan penerapan batasan pada akun, lalu data perangkat, setelah verifikasi, serta di aplikasi pengguna demi menjamin penggunaan sesuai. Tersedia juga fitur laporan yang menyediakan data terkait aktivitas pengguna. 

Data tersebut penting bagi Administrator, karena bisa mengetahui kebiasaan karyawan saat menggunakan Workspace untuk bisnis. 

Selain itu, Administrator juga bisa mendapatkan informasi lain seperti jumlah konten yang karyawan buat, siapa yang menggunakan fitur produktivitas dengan maksimal, serta perangkat siapa yang berisiko mengancam keamanan. 

4. Urus Data Tanpa Batas

Keuntungan menggunakan Google Workspace selanjutnya adalah kita bisa mengurus dan mengelola data tanpa batas. Ada alokasi data tidak terbatas bagi seluruh aset bisnis, baik itu foto, file, dokumen, aplikasi, dan juga email. Ini tentu menyesuaikan dengan paket langganan yang kita pilih. 

Workspace turut menyediakan alat serta layanan untuk migrasi data. Ini memastikan proses migrasi aman, sehingga kita bisa mengelola maupun menyimpan semua data serta file secara terintegrasi dan terpusat.

Kita juga bisa memanfaatkan fitur perlindungan data lanjutan dalam Workspace. Contohnya, dengan fitur Google Vault yang memungkinkan penelusuran, pengelolaan, serta ekspor file dan email bisnis dari infrastruktur atau perangkat lokal. 

Termasuk juga menentukan kebijakan untuk penyimpanan berbagai materi arsip. Tidak hanya itu, ada pula Google Backup & Sync yang dapat menyimpan duplikat data yang dihosting pada perangkat atau cloud server apa pun yang perusahaan kita gunakan.

Berbagai keuntungan tersebut bisa jadi pertimbangan agar segera beralih ke Workspace, sehingga operasional bisnis lebih efisien. Kita bisa ikuti Pelatihan Technology dari PasarTrainer yang programnya meliputi pelatihan untuk Google Workspace.

Selain meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan inovasi, Workspace akan dukung bisnis jadi yang terdepan dan lebih berdaya. Pesan pelatihan sekarang dan buka peluang baru bersama PasarTrainer! 

Referensi