Apa Itu Microsoft Outlook? Ini Fungsi dan Fitur-Fiturnya

Microsoft Outlook atau sering disebut juga Outlook merupakan layanan yang menjadi bagian dari Microsoft Office Suite. Layanan atau aplikasi ini biasa dimanfaatkan untuk mengelola email dan jadwal secara lebih efisien. 

Bagi yang berkecimpung dalam dunia bisnis atau perkantoran, Outlook memiliki peran penting untuk mempermudah mengelola email. Dengan layanan ini, pengelolaan email, mulai dari penjadwalan, pengiriman hingga pengamanan menjadi cepat dan efisien. 

Artikel ini akan membahas apa itu Outlook, apa fungsinya serta apa saja fitur yang dimilikinya. Yuk, simak info lengkapnya! 

Apa Itu Microsoft Outlook?  

Microsoft Outlook merupakan sebuah program atau aplikasi besutan Microsoft yang menyediakan berbagai fitur atau layanan seperti pengelolaan email, kalender, tugas dan juga kontak. Program ini dirancang untuk membantu pengguna mempermudah dalam pengelolaan komunikasi dan jadwal secara lebih efisien. 

Outlook juga dapat dikolaborasikan dengan Microsoft SharePoint untuk membantu mempermudah dalam berbagi dokumen catatan, kolaborasi, pengingat tugas dan lainnya. Program ini juga memungkinkan pengguna untuk saling berbagi file melalui penyimpanan cloud dan memungkinkan terhubung dengan pengguna dimana pun. 

Fungsi dan Kegunaan Microsoft Outlook

Outlook merupakan bagian dari Microsoft Office yang berfungsi sebagai pengelola informasi pribadi (Personal Information Management). Program ini memiliki berbagai fungsi, mulai dari mengirim dan mengelola email, membuat daftar tugas, mengatur kalender hingga mengelola kontak. 

1. Mengelola Email

Salah satu fungsi utama dari Outlook adalah untuk mengelola email, seperti mengakses, mengirim dan menerima email. Fitur yang dimiliki program ini bisa membantu kita untuk menyusun email masuk, filter email hingga penjadwalan pengiriman. 

2. Mengatur Jadwal Rapat

Microsoft Outlook dilengkapi dengan fitur kalender canggih yang memungkinkan pengguna dapat mengatur jadwal kerja atau rapat dengan mudah. Fitur undangan juga bisa dimanfaatkan untuk mengirim undangan rapat sehingga penjadwalan rapat menjadi lebih mudah dan efisien. 

3. Mengatur Kontak

Outlook juga dapat dimanfaatkan untuk menyimpan dan mengelola kontak agar lebih terstruktur termasuk nomor telepon, alamat email hingga alamat lengkap. Dengan pengelolaan yang baik, kita bisa mencari dan melakukan interaksi dengan kontak secara lebih mudah. 

4. Mengelola Tugas

Microsoft Outlook juga bisa membantu kita untuk mengelola tugas-tugas secara efektif dan efisien. Dengan aplikasi ini kita bisa menyusun, mengedit hingga menandai tugas yang harus diselesaikan untuk kemudian disimpan di cloud agar lebih mudah mengaksesnya. 

Fitur Microsoft Outlook yang Mempermudah Pekerjaan

Outlook menawarkan beragam fitur menarik yang bisa membantu mempermudah pekerjaan kita. Mulai dari asisten penjadwalan, manajemen kontak, pintasan keyboard dan masih banyak lagi. Berikut daftar lengkapnya:

1. Scheduling Assistants

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk lebih mudah dalam membuat jadwal rapat, janji maupun pertemuan dengan rekan kerja. 

2. Room Finder

Fitur ini membantu pengguna untuk menemukan dan memesan ruangan fisik di lingkup ruang kerja organisasi dengan bantuan dari asisten penjadwalan.

3. Manajemen Kontak

Fitur Microsoft Outlook ini bisa digunakan untuk menyimpan, mengedit hingga mengelola informasi kontak serta memastikan pengguna bisa menghubungi kontak dengan lebih mudah. 

4. Pencarian 

Fitur search atau pencarian memudahkan pengguna untuk mencari informasi yang diperlukan dengan cepat. Fitur pencarian lanjutan juga memastikan pengguna tidak kehilangan data penting. 

5. Daftar Tugas

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengatur tugas secara lebih efektif dan efisien agar tepat waktu dan tidak ada yang melewati deadline. 

6. Berbagi Kalender

Fitur ini dapat dimanfaatkan untuk membagikan kalender kepada rekan kerja atau klien, sehingga memudahkan kolaborasi dan memastikan semua orang mendapatkan agenda untuk jadwal yang akan datang. 

7. Teks Otomatis

Fitur Outlook ini bisa kita manfaatkan untuk mengirim email balasan secara lebih cepat dan efisien menggunakan teks template.

8. Pengingat Lampiran

Fitur ini dapat mengingatkan pengguna saat lupa melampirkan file ketika mengirim email. 

9. Pintasan Keyboard

Microsoft Outlook juga dilengkapi dengan fitur pintasan keyboard seperti ctrl+1 untuk email, ctrl+2 untuk daftar tugas dan lainnya, yang bisa menghemat waktu pengguna. 

10. Kostumisasi

Pengguna aplikasi ini bisa menyesuaikan tampilan email dengan mengubah warna dan format untuk jenis email yang berbeda. 

11. Pencatatan 

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat catatan singkat, menyimpan file maupun mengelola item dalam jumlah besar di jurnal Outlook. 

12. Pembaca Tertanam

Pengguna Outlook dapat mengatur latar belakang email sehingga dapat fokus pada isi konten sekaligus meningkatkan pengalaman dan kenyamanan pengguna. 

Maksimalkan Keterampilan Outlook untuk Permudah Pekerjaan Bersama PasarTrainer

Menguasai fitur dan fungsi Microsoft Outlook bisa membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan efektif. Jadi, yuk tingkatkan kemampuan Outlook dengan ikut pelatihan Microsoft Office di PasarTrainer. 

Di sini kita akan belajar dan memperdalam pengetahuan tentang fitur dan fungsi Outlook yang sangat berguna untuk mempermudah pekerjaan. Jadi tunggu apalagi, yuk daftar sekarang!

Referensi: