BELAJAR LEAN SIX SIGMA DARI DASAR
Sebagian dari kamu mungkin pernah mendengar sebuah metodologi yang bernama Lean Six Sigma. Namun, apakah kamu benar-benar mengetahui apa itu Lean Six Sigma ?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut, mari ingat terlebih dahulu bahwa setiap dari kita pasti berkaitan dengan proses yang kita lakukan sehari-hari. Jika kamu mahasiswa, maka kamu akan banyak berurusan dengan proses perkuliahan. Jika kamu seorang pekerja atau pengusaha, kamu juga akan berkaitan dengan proses bisnis di pekerjaan kamu sehari-hari. Setiap dari proses tersebut pasti memiliki masalahnya masing-masing, atau dalam kata lain kondisi aktual yang tidak sesuai dengan kondisi ideal.
Di sini lah peran Lean Six Sigma berfungsi, karena Lean Six Sigma adalah sebuah metodologi yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan pada sebuah proses dengan tujuan akhir yang bermacam-macam mulai dari memperbaiki kualitas, menciptakan kepuasan pada pelanggan, sampai meningkatkan kinerja produksi dan penjualan.
Pada dasarnya, Lean Six Sigma adalah gabungan antara dua metodologi perbaikan proses yakni Lean Process Management dan Six Sigma. Lean Process Management berfokus untuk mengeliminasi waste pada proses. Untuk menjalankannya, metodologi ini akan mengutilisasi berbagai macam tools seperti 5S, Jidoka, Kanban, Poka Yoke, Just-in-Time, dll. Sedangkan, Six Sigma menggunakan konsep statistik dengan fokus untuk mengurangi variasi pada proses.
Variasi pada proses perlu diminimalisasi karena banyaknya variasi maka berarti semakin banyak pula kesempatan terjadinya error. Jika kesempatan terjadinya error banyak, maka kemungkinan produk defect yang dihasilkan juga semakin tinggi. Six Sigma memiliki lima fase implementasi yang harus dijalankan yakni Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control atau disingkat menjadi DMAIC. Oleh karena itu, Lean Six Sigma adalah metodologi perbaikan proses yang menggabungkan prinsip pada Lean Process Management dan Six Sigma dengan mengombinasikan lima fase DMAIC dan tools yang ada pada Lean Process Management.
Lean Six Sigma membantu para pemimpin untuk mengambil keputusan secara lebih berdasar dan tidak hanya mengandalkan intuisi. Metodologi ini menyediakan langkah-langkah yang komprehensif untuk mengidentifikasi masalah, melakukan validasi asumsi, menciptakan solusi, serta memikirkan rencana implementasi. Lean Six Sigma juga memiliki metode kontrol untuk membantu menjaga solusi yang dihasilkan dapat berjalan secara berkesinambungan dan proses baru yang dihasilkan tidak perlahan tergantikan dengan proses lama yang akhirnya digunakan kembali.
Sebuah proses yang bekerja pada Six Sigma level of performance hanya menghasilkan 3,4 defects per satu juta kesempatan. Itu berarti persentase products without defects yang dihasilkan mencapai 99,999966%. Berdasarkan angka tersebut, dapat dilihat betapa tingginya standar produk yang dihasilkan jika sebuah proses dapat bekerja secara akurat sesuai kaidah yang ada pada Six Sigma. Tidak heran jika metodologi ini sangat populer dan banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan dari berbagai industri di banyak negara. Dengan mengimplementasikan metodologi ini, perusahaan-perusahaan tersebut dapat menyelesaikan
permasalahan mereka dan menciptakan proses baru yang lebih efektif dan efisien sehingga mereka dapat meminimalisasi pengeluaran dan memaksimalkan profit.
5 Fase yang perlu kamu lakukan dalam menggunakan metodologi Lean Six Sigma
Seperti yang sudah disinggung di atas, untuk mengeksekusi sebuah project dengan menggunakan metodologi Lean Six Sigma, ada lima fase yang perlu kamu lakukan
- Define
Pada fase ini, kamu akan berfokus untuk secara mendalam memahami kondisi operasional dari proses beserta dinamikanya. Tujuannya adalah agar kamu dapat mengidentifikasi permasalahan yang terjadi, membuat requirement yang dibutuhkan, serta menentukan target perbaikan yang ingin dicapai.
- Measure
Di fase kedua, kamu akan mulai mengumpulkan data sebagai langkah validasi atas apa-apa saja yang sudah kamu temukan pada fase pertama. Kamu akan melakukan analisis statistik untuk menguji hipotesis dan kamu juga akan menghitung sigma level dari proses kamu saat ini. Hal ini bertujuan untuk memahami baseline performance dari proses yang saat ini berjalan.
- Analyze
Pada fase ini, seharusnya kamu sudah mengetahui apa permasalahan yang terjadi. Selanjutnya, yang perlu dilakukan adalah menganalisis akar masalahnya. Ingat, masalah itu seperti gunung es di laut. Kalau kamu hanya menyelesaikan permasalahan yang ada di permukaan air, maka permasalahan yang sama akan terulang di waktu selanjutnya. Sehingga fokusnya perlu diubah untuk menyelesaikan akar permasalahannya alih-alih hanya menyelesaikan permasalahannya saja. Oleh karena itu, kamu harus bisa mengidentifikasi akar permasalahan secara tepat.
- Improve
Di fase ini lah kamu kemudian akan menciptakan solusi perbaikan atas akar masalah yang sudah kamu temukan pada fase sebelumnya. Kamu dapat menggunakan berbagai macam Lean tools sebagai referensi untuk menyelesaikan akar permasalahanmu. Jangan lupa, kamu juga harus menghitung cost & benefit dari solusi yang kamu ciptakan dan memikirkan bagaimana cara terbaik untuk mengimplementasikan solusi-solusi tersebut.
- Control
Fase terakhir berfungsi untuk memastikan bahwa solusi yang kamu ciptakan dapat berjalan secara berkesinambungan. Rencana kontrol dan grafik digunakan untuk melihat pola perubahan yang terjadi dan memastikan bahwa proses baru dapat berjalan secara efektif dan efisien. Kamu juga akan melakukan analisis risiko dan tentu saja standarisasi agar perubahan yang dilakukan dapat terdokumentasi dan dijadikan acuan untuk pelaksanaan operasional di waktu mendatang.
Itulah gambaran singkat mengenai metodologi perbaikan proses yang sangat populer yakni Lean Six Sigma. Untuk menjalankan metodologi tersebut, kamu perlu memiliki pemahaman yang mendalam agar identifikasi yang kamu lakukan tepat sasaran dan solusi yang diciptakan benar-benar dapat menyelesaikan permasalahan yang ada.
Kamu juga dapat meningkatkan pemahaman kamu akan Lean Six Sigma melalui kelas - kelas yang diselenggarakan oleh PasarTrainer.
Penulis: Bramandito Moeliodihardjo
