Customer Service: Tugas, Tanggung Jawab, dan Manfaatnya bagi Bisnis

Sebuah bisnis perlu membangun hubungan dengan pelanggan melalui pelayanan yang responsif. Customer service (CS) dapat menjalankan peran tersebut dengan baik. Itulah mengapa, kamu perlu mengoptimalkan CS dalam bisnis untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Memiliki CS yang ahli dan profesional dalam menangani pelanggan juga menjadi trik sukses bisnis untuk membangun komunitas pelanggan yang loyal. Jadi, CS sama sekali bukan pekerjaan sepele seperti stereotip di masyarakat pada umumnya.

Mari ketahui dan pahami berbagai tugas, tanggung jawab, serta manfaat CS bagi keberlangsungan bisnis kamu!

Apa itu Customer Service?

Umum dikenal dengan CS, pelayanan pelanggan merupakan divisi atau tim pada perusahaan yang berperan melakukan interaksi langsung dengan pelanggan. CS terlatih untuk berinteraksi melalui telepon, pesan teks, email, atau obrolan langsung dengan pelanggan.

CS akan menjawab pertanyaan, membantu pelanggan yang kesulitan, lalu menyelesaikan masalah, hingga menangani berbagai keluhan dari pelanggan secara profesional, ramah, serta efisien.

Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service

Berikut berbagai tugas serta tanggung jawab yang dipegang oleh CS ketika bekerja dalam suatu perusahaan:

1.    Memberikan Pelayanan Terbaik pada Pelanggan

CS bertugas melayani pelanggan dengan cara menjawab pertanyaan, menyelesaikan masalah, hingga memberi bantuan ketika pelanggan membutuhkannya. CS perlu berlaku ramah, sehingga pelayanan yang diberikan membuat pelanggan puas.

2.    Memberikan Informasi yang Jelas

Tugas dan tanggung jawab CS adalah menguasai informasi produk maupun layanan perusahaan dengan detail. Misalnya, informasi mengenai harga dan fitur produk serta kebijakan pengembalian produk.

Ini akan menjadi modal ketika CS harus memberi penjelasan yang akurat dan jelas mengenai fitur produk tertentu pada pelanggan.

3.    Mengelola Komunikasi yang Efektif

Tugas dan tanggung jawab customer service berikutnya adalah untuk mengelola komunikasi efektif dengan pelanggan. Baik itu melalui email, telepon, maupun media sosial, CS harus responsif serta tanggap terhadap keluhan, pertanyaan, hingga permintaan dari pelanggan.

4.    Membantu Pemecahan Masalah

CS juga bertanggung jawab membantu pelanggan memecahkan masalah atau hambatan yang dihadapi. Oleh sebab itu, CS perlu memiliki kemampuan mendengarkan yang baik.

Selain itu, CS harus memahami masalah atau keluhan yang pelanggan sampaikan agar dapat mencarikan solusi yang tepat dan memuaskan pelanggan.

5.    Merekam Informasi dari Pelanggan

Selanjutnya, CS harus merekam informasi dari pelanggan dengan mencatat dan mengumpulkannya. Setelah mengumpulkan informasi terkait data pelanggan, CS perlu mengurus arsip riwayat komunikasi serta melacak masalah yang sudah selesai.

6.    Memelihara Tingkat Kepuasan Pelanggan

CS pun bertanggung jawab dalam memelihara kepuasan pelanggan. CS perlu berupaya dan memastikan bahwa pelanggan merasakan pengalaman positif ketika berkomunikasi dengannya.

Selain itu, CS juga harus menunjukkan empati, lalu memberi alternatif solusi yang efektif dan memadai. Bila terdapat ketidakpuasan atau kekurangan, maka CS perlu mengambil tindakan untuk memperbaikinya.

Manfaat CS bagi Bisnis

Setelah memahami apa saja tugas dan tanggung jawab dari customer service, berikut manfaat dari mengoptimalkan pelayanan bisnis kamu dengan CS yang memadai:

1.    Memiliki Reputasi atau Brand Image yang Baik

Meski membangun brand image melalui media sosial cukup efektif, namun itu tidak cukup untuk mewakili perusahaan. Perlu adanya tim CS yang memadai dan terlatih agar bisa menjadi brand image perusahaan dan membangun reputasinya lebih dalam.

2.    Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Tim CS perlu menjadi perhatian perusahaan agar selalu menikmati pekerjaannya. Begitu cara agar pelanggan turut merasa bahagia dengan pelayanan CS yang memuaskan. Oleh karena itu, berikan pelatihan pada tim CS agar selalu profesional dan bisa meningkatkan kepuasan pelanggan.

3.    Mendorong Penjualan

CS bisa membantu perusahaan mendorong penjualan agar meningkat melalui komunikasi langsung dengan pelanggan. CS harus pandai memanfaatkan momentum sehingga bisa menjual produk atau jasa dengan efektif.

Misalnya, apabila pelanggan menyampaikan keluhan terkait produk A, maka CS bisa memberikan solusi melalui penawaran eksklusif terhadap produk B yang relevan dengan keluhan pelanggan.

4.    Memperkuat Hubungan dengan Eksternal Bisnis

Manfaat memiliki CS yang memadai berikutnya adalah bisa memperkuat hubungan dengan pihak eksternal bisnis. Ini mengingat kontak CS adalah jalur utama yang bisa eksternal hubungi ketika ingin berkomunikasi dengan perusahaan.

CS yang responsif dan handal akan menjadi media untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal bisnis. Jadi, tanggung jawab CS pun cukup besar terhadap keberlangsungan bisnis.

5.    Membangun Loyalitas Pelanggan

Tim CS yang responsif dan penuh solusi juga bisa menjadi alasan pelanggan suatu bisnis terus bertahan hingga akhirnya menjadi pelanggan tetap. Ini menunjukkan bahwa CS adalah jembatan yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggannya.

Apabila CS bisnis kamu ramah dan profesional, maka pelanggan pun akan tetap bertahan tidak peduli dengan faktor seperti kenaikan harga.

Berbagai tugas, tanggung jawab, hingga manfaat customer service bagi bisnis tersebut menunjukkan bahwa CS adalah pekerjaan yang tidak mudah. Penting untuk memiliki CS yang profesional dalam mewakili citra perusahaan.

Mengikuti Pelatihan Hospitality dari PasarTrainer jadi solusi yang tepat. Terdapat berbagai program untuk melatih kemampuan sebagai CS yang ideal demi meningkatkan kinerja perusahaan. Jadi, segera ikuti program untuk menjadi CS yang profesional bersama PasarTrainer!

Referensi