Digitalisasi Arsip Dokumen: Manfaat dan Cara Melakukannya!

Perkembangan teknologi yang semakin maju dan canggih membuat banyak aspek telah beralih menjadi digital termasuk untuk pengarsipan dokumen. Digitalisasi arsip dokumen merupakan proses mengubah dokumen atau arsip fisik menjadi digital dengan tujuan untuk memudahkan dalam pengelolaannya. 

Digitalisasi arsip telah banyak diterapkan dalam berbagai bisnis dan organisasi. Mulai dari pengumpulan dokumen, rekap absensi dan lainnya. Selain meningkatkan efisiensi, digitalisasi arsip juga membantu menjaga keamanan dokumen dan menjaga dari risiko kehilangan. 

Manfaat Digitalisasi Arsip Dokumen untuk Bisnis

Digitalisasi arsip memiliki banyak manfaat, khususnya untuk mendukung operasional bisnis di era modern seperti sekarang ini. Selain meningkatkan efektivitas dan efisiensi, digitalisasi arsip juga lebih hemat anggaran dan ramah lingkungan, dibandingkan cara konvensional. 

Berikut manfaat digitalisasi arsip yang perlu diketahui:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Bisnis

Pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien dengan menerapkan digitalisasi arsip. Arsip digital bisa diakses dengan mudah sehingga memudahkan karyawan maupun HR yang ingin mencari dokumen yang dibutuhkan. 

Arsip digital juga bisa diakses dari mana saja dengan mudah. Untuk mencari dokumen, kita hanya perlu mengetik di kolom pencarian dan dokumen akan ditampilkan secara otomatis. Selain lebih praktis, cara ini juga lebih hemat waktu.

2. Menjaga Keamanan Dokumen

Manfaat lainnya dari digitalisasi arsip dokumen adalah membantu memastikan dokumen penting lebih aman dari risiko kerusakan, kehilangan atau bahkan pencurian. Arsip digital juga dapat dicadangkan atau membuat backup-off site yang aman. 

Keunggulan ini tidak akan bisa kita dapatkan jika masih menggunakan pengarsipan fisik atau konvensional. Dokumen atau arsip dalam bentuk kertas memiliki risiko yang tinggi akan kerusakan, kehilangan dan pencurian. Ini pastinya bisa sangat merugikan perusahaan. 

3. Ramah Lingkungan

Dokumen atau arsip dalam bentuk kertas berpotensi besar menjadi limbah jika tidak dikelola dengan baik. Dengan menerapkan digitalisasi arsip digital, kita bisa mengurangi limbah kertas perkantoran.

Tidak hanya itu, penerapan arsip digital juga membantu menyelamatkan jutaan pohon yang menjadi bahan baku dalam pembuatan kertas. Jadi selain hemat biaya untuk pembelian kertas, kita juga turut andil dalam pelestarian lingkungan dengan beralih ke arsip digital. 

4. Real Time Data

Pengelolaan arsip dokumen secara digital memungkinkan perusahaan bisa mengakses data secara real time. Ini penting untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih tepat serta mencegah terjadinya kesalahan. 

Meninjau dan mengumpulkan data dengan cara manual cenderung lebih memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan jika dibandingkan dengan memanfaatkan teknologi komputer. Digitalisasi arsip juga memudahkan dalam pengumpulan dan akses data secara real time. 

Langkah-Langkah Membuat Digitalisasi Arsip Dokumen

Untuk membuat arsip digital, caranya tidak sulit. Kita hanya perlu melakukan langkah-langkah seperti berikut ini:

1. Siapkan dan Kumpulkan Dokumen

Kumpulkan semua dokumen atau arsip fisik yang ingin dibuat digital. Sebelum diubah dalam bentuk digital, periksa dulu kondisi berkas pastikan dalam kondisi yang baik, bersih dan juga telah tersusun dengan rapi. 

Agar lebih efisien dan terstruktur, kita bisa mengelompokkan dokumen berdasarkan kategorinya, tanggal,  jenis maupun kriteria lainnya yang bisa memudahkan dalam pengelolaan dokumen. 

2. Proses Digitalisasi 

Dokumen yang sudah disiapkan selanjutnya akan masuk ke proses digitalisasi. Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk mengubah dokumen fisik menjadi digital, seperti:

• Scanning: Pindai dokumen menggunakan scanner kemudian ubah menjadi file gambar digital. 
• Foto Digital: Foto dokumen menggunakan kamera atau handphone beresolusi tinggi kemudian simpan hasil gambar. 
• Optical Character Recognition: Gunakan software OCR untuk mengubah gambar yang sudah dipindai menjadi teks digital sehingga bisa diedit. 

3. Simpan dan Kelola Arsip Digital

Dokumen yang sudah didigitalisasi selanjutnya simpan di tempat yang terstruktur dan aman. Penyimpanan bisa dilakukan menggunakan hard disk eksternal maupun menggunakan sistem cloud yang terintegrasi.

Pastikan simpan arsip digital dengan penamaan yang jelas agar lebih mudah dalam pengelolaan dan pencarian ketika dibutuhkan. 

Kelebihan Arsip Digital Dibandingkan Arsip Fisik

Di era perkembangan teknologi yang kian maju ini, digitalisasi memang memberikan kemudahan dalam berbagai aspek termasuk pengelolaan dokumen arsip. Dengan mengubah arsip fisik menjadi arsip digital, akan ada banyak keuntungan dan kelebihan yang bisa kita dapatkan, antara lain:

• Mudah diakses dari mana saja dan kapan saja
• Penyimpanan yang lebih efisien
• Penyebaran dokumen dan kolaborasi menjadi lebih mudah
• Meningkatkan keamanan dan cadangan
• Kemampuan pencarian lanjutan.

Maksimalkan Pengelolaan Dokumen dan Arsip Berharga Bersama PasarTrainer

Dokumen atau arsip merupakan aset berharga bagi perusahaan yang harus dikelola dengan baik. Digitalisasi arsip dokumen bisa membuat pengelolaan dan penyimpanan dokumen berharga menjadi lebih efektif dan efisien. 

Pelatihan Office Management Spesialisasi Dokumen dari PasarTrainer bisa jadi solusi untuk meningkatkan kemampuan kemampuan administrasi sekaligus membuat prosesnya menjadi lebih efisien dan efektif.  

Jadi, yuk daftar Program Office Management di PasarTrainer sekarang dan dapatkan manfaatnya! 

Referensi: