Eksekutif Sekretaris: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Skill yang Dibutuhkan

Eksekutif sekretaris adalah salah satu dari jenis-jenis sekretaris yang memiliki tugas khusus pada lingkungan personal seorang pimpinan, suatu unit, atau sebuah divisi. Mereka biasanya membantu pengurusan berbagai hal spesifik yang perlu diselesaikan. 

Jika tertarik untuk mengenal lebih lanjut tentang eksekutif sekretaris, mari kita pahami lebih detail tentang definisi dan tanggung jawabnya, serta skill yang dibutuhkan melalui informasi berikut!

Definisi Eksekutif Sekretaris

Eksekutif sekretaris merupakan profesional yang berperan mendukung administrasi seorang eksekutif. Umumnya, eksekutif sekretaris menjalankan berbagai tugas administratif dan manajerial. Tetapi, perannya juga bisa menyesuaikan pada wewenang serta kekuasaan eksekutif tersebut. 

Keberadaan eksekutif sekretaris membuat para eksekutif dapat fokus pada manajerial lain yang lebih penting. Sebab, tugas administratif pendukung akan diselesaikan oleh eksekutif sekretaris. 

Beda eksekutif sekretaris dengan jenis sekretaris lainnya terletak pada cakupan klien. Bila sekretaris secara umum menangani seluruh perusahaan atau organisasi, maka eksekutif sekretaris tidak begitu. 

Mereka akan fokus pada satu bagian divisi atau unit pada suatu perusahaan. Sedangkan, bila kliennya adalah perorangan maka eksekutif sekretaris akan menangani satu pimpinan. Baik itu eksekutif, direktur, atau administrator dengan posisi lebih tinggi.  

Tanggung Jawab Eksekutif Sekretaris

Pada umumnya, eksekutif sekretaris akan membuat jadwal janji temu, mengatur kegiatan harian, lalu menjadwalkan meeting, hingga menjawab telepon. 

Selain berbagai tanggung jawab tersebut, berikut tugas-tugas khas dari eksekutif sekretaris yang bisa mengindikasikan beda eksekutif sekretaris dengan jenis sekretaris lainnya:

• Menyusun dan menyiapkan dokumen seperti laporan yang relevan menyesuaikan kebutuhan maupun permintaan eksekutif;
• Mengatur pengeluaran eksekutif melalui pembukuan, pemantauan inventaris, hingga negosiasi dengan pemasok;
• Menyiapkan dan menyusun berkas serta dokumen yang diperlukan saat rapat dan juga presentasi;
• Melakukan tugas spesifik seperti penelitian atas perwakilan eksekutif;
• Mengelola dan mengagendakan konferensi, janji temu pribadi, serta meeting profesional ke dalam kalender;
• Menjaga kerahasiaan dokumen agar keamanannya terjamin dan terlindung;
• Menulis notulensi serta ikut hadir dalam rapat;
• Menjaga hubungan profesional dengan klien;
• Memastikan aksesibilitas catatan yang praktis melalui pengaturan dan pemeliharaan catatan, baik dalam bentuk catatan fisik maupun catatan online.

7 Skill yang Dibutuhkan Eksekutif Sekretaris

Mulai dari komunikasi tertulis hingga pengambilan keputusan, berikut berbagai skill set yang dibutuhkan untuk menjadi eksekutif sekretaris:

• Komunikasi Tertulis

Tugas eksekutif sekretaris termasuk penyusunan notulen hingga menyiapkan dokumen maupun laporan untuk rapat dan presentasi. Seringkali, koordinasi dan delegasi tugas dilakukan secara tertulis. 

Itulah mengapa, perlu keterampilan komunikasi tertulis seperti tidak salah ejaan dan tata bahasa. Hal tersebut tentu meningkatkan peluang agar bisa mendapatkan promosi yang sebanding.

• Komunikasi Lisan

Etiket berkomunikasi yang jelas juga dibutuhkan oleh seorang eksekutif sekretaris. Sebab, sekretaris sering mewakili eksekutif untuk berbagi informasi dan pesan pada rekan kerjanya seperti klien penting atau administrator senior.

Penyampaian informasi bisa dilakukan secara verbal melalui tatap muka atau via telepon. Jadi, penting juga paham nada, isyarat, serta bahasa tubuh agar dapat memberikan respon secara efektif.

• Manajemen Waktu

Terlepas dari jenis-jenis sekretaris yang ada, manajemen waktu termasuk skill yang penting ketika bekerja dengan pimpinan seperti eksekutif. 

Bagi eksekutif sekretaris, manajemen waktu akan membantunya dalam membuat jadwal perencanaan kegiatan harian serta janji temu sang pimpinan. Sekretaris juga harus bisa membuat prioritas pada tugas yang dikerjakan menurut urgensi serta waktu penyelesaiannya. 

Apabila kalender pimpinan tersusun secara terstruktur, maka pimpinan pun lebih nyaman dalam melakukan perjalanan karena bisa hadir tepat waktu.

• Keterampilan Organisasi

Terampil mengorganisasikan tugas dari pimpinan menjadi cara agar pekerjaan kompleks dapat selesai dengan tertib dan rapi. Tugas seperti perencanaan, pengarsipan dokumen, hingga pengelolaan pesan pun bukan menjadi masalah. 

• Keterampilan Interpersonal

Interaksi eksekutif sekretaris akan berputar di administrator, klien, serta kolega. Itulah mengapa, penting terampil dalam interpersonal demi membuat komunikasi terjaga kesopanan dan profesionalitasnya.

Suasana lingkungan kerja pun akan lebih baik bila sekretaris terampil secara interpersonal. Skill interpersonal juga meliputi empati dan kecerdasan emosional. Ini mendukung kerja sama dan kolaborasi dengan tim maupun individu lebih efektif.

• Pendengar Aktif

Menjadi pendengar yang aktif termasuk skill agar sekretaris bisa terus dipercaya oleh pimpinan. Seperti telah disebutkan sebelumnya, eksekutif sekretaris akan sering hadir dalam rapat mewakili pimpinannya. 

Oleh karena itu, sekretaris perlu pandai dan aktif dalam mendengarkan khususnya ketika rapat. Informasi yang penting untuk disampaikan pada pimpinan pun akan lebih mudah dipahami oleh sekretaris. 

• Pengambilan Keputusan

Eksekutif sekretaris juga perlu terampil mengambil keputusan mewakili pimpinan. Pastikan informasi penting dikumpulkan secara menyeluruh, lalu buat kesimpulan mengenai situasi yang terjadi. Bila perlu, ajukan juga pertanyaan pendukung.  

Penting pula untuk bertindak percaya diri dan cepat agar tugas selesai tepat waktu. Jadi, pimpinan tidak terbebani dengan seluruh tugas pengambilan keputusan.  

Berbagai skill set yang dibutuhkan untuk menjadi eksekutif sekretaris tersebut bisa dipelajari melalui program The Executive Secretary & PA Masterclass dari PasarTrainer. Semua pelatih terjamin profesional dan kredibel, sehingga hasil program pelatihan akan berdampak signifikan pada kemampuan sebagai sekretaris. 

Segera kunjungi PasarTrainer untuk pendaftaran program Pelatihan Eksekutif Sekretaris yang bermutu!

Referensi