Filing dan Document Management: Solusi untuk Pengelolaan Dokumen yang Lebih Efisien

Filing dan document management merupakan sistem pengelolaan dan penyimpanan dokumen penting perusahaan yang dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Tujuannya untuk menjaga keamanan data sekaligus memudahkan dalam manajemen dokumen.

Dokumen perusahaan seperti surat-surat, bukti komunikasi tertulis, memo, invoice pembayaran, formulir pesanan dan lainnya merupakan aset penting perusahaan yang harus diatur dan disimpan dengan baik. Untuk memudahkannya, diperlukan sistem document management yang tepat.

Lalu, apa itu document management dan apa manfaatnya untuk perusahaan? Simak info lengkapnya berikut ini!

Apa Itu Filing dan Document Management?

Filing merupakan kegiatan menyusun, menyimpan dan mengorganisir dokumen baik secara fisik maupun digital dengan tujuan agar mudah ditemukan dan diakses saat diperlukan. Dalam administrasi perkantoran, proses ini sangat penting karena untuk menjaga keamanan dan menciptakan sistem informasi yang terstruktur dan rapi.

Sedangkan document management adalah proses pengelolaan dokumen yang mencakup menyimpan, mengorganisir, melacak dan memelihara dokumen agar aman dan dapat diakses dengan mudah.

Document management dapat membantu perusahaan atau organisasi untuk mengelola informasi secara lebih efektif dan efisien.

Manfaat Filing dan Document Management

Menerapkan sistem filing dan manajemen dokumen untuk mengelola data perusahaan memiliki banyak manfaat. Mulai dari meningkatkan efisiensi operasional hingga memastikan keamanan data perusahaan terjaga dengan baik. Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Manfaat pertama dari penerapan filing dan manajemen dokumen adalah membuat proses pengelolaan dokumen perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan sistem ini, mengakses dokumen menjadi lebih mudah dan cepat karena telah dikelola dengan baik.

Dengan meningkatnya efisiensi alur kerja, memungkinkan karyawan dapat fokus pada tugas yang lebih penting sehingga produktivitas juga akan meningkat.

2. Meningkatkan Keamanan Data

Dengan pengelolaan dan pengorganisasian yang baik, keamanan data dan dokumen penting penting perusahaan akan lebih terjamin. Keamanan data ini akan semakin maksimal jika perusahaan menggunakan filing dan document management secara digital karena biasanya telah dilengkapi dengan fitur keamanan lebih lengkap.

Mulai dari akses kontrol, otorisasi hingga enkripsi. Tujuannya tidak lain untuk memastikan dokumen terlindungi dengan baik dari potensi akses yang tidak seharusnya.

3. Pengelolaan Arus Data

Manfaat lainnya dari filing dan manajemen dokumen adalah untuk pengelolaan arus data. Tujuan penyimpanan dokumen adalah sebagai alat bukti dan juga pelindung yang akan dikeluarkan saat dibutuhkan.

Dengan menerapkan document management, pengelolaan arus data menjadi lebih mudah sehingga dapat membantu banyak orang yang membutuhkan data dengan akses mudah dan lebih efisien.

Teknik Filing dan Document Management yang Paling Efektif

Untuk mengelola dokumen dan data perusahaan dengan baik, diperlukan teknik yang tepat. Berikut ini beberapa teknik pengarsipan dan manajemen dokumen paling efektif yang paling sering digunakan:

1. Tetapkan Sistem Penamaan File Secara Konsisten

Untuk mempermudah dalam kegiatan pengelolaan file, sebaiknya gunakan sistem penamaan file yang konsisten. Hal ini akan memudahkan pengguna dalam mengidentifikasi dan menemukan dokumen secara cepat.

2. Manfaatkan Penyimpanan Cloud untuk Akses Lebih Mudah

Di era digital seperti sekarang ini, penyimpanan berbasis cloud menawarkan banyak kemudahan dalam administrasi perusahaan. Karyawan dapat mengakses file dokumen dimana saja secara aman sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan kolaborasi antar tim.

3. Bersihkan dan Arsipkan File Secara Teratur

Berkas yang menumpuk bisa menghambat dalam proses pencarian dokumen yang diperlukan. Maka dari itu, perlu dilakukan pengarsipan serta pembersihan file secara berkala untuk memastikan sistem berjalan dengan teratur sekaligus mengurangi risiko kekacauan digital.

4. Terapkan Kontrol Akses

Untuk mencegah orang yang tidak berkepentingan dapat mengakses dan melihat dokumen penting perusahaan, penting sekali menerapkan kontrol akses. Cara ini memastikan bahwa hanya orang yang berkepentingan yang dapat melihat, mengedit dan membagikan dokumen.

5. Cadangkan Dokumen Secara Berkala

Teknik filing dan document management yang selanjutnya adalah melakukan pencadangan dokumen secara berkala. Tujuannya untuk menghindari risiko kehilangan dokumen yang bisa disebabkan oleh berbagai faktor seperti kegagalan sistem, human error hingga serangan siber.

6. Persiapkan Karyawan dengan Baik

Manajemen dokumen yang baik tidak akan berjalan dengan maksimal jika karyawan tidak bisa menggunakannya secara optimal. Maka dari itu, perlu mempersiapkan dan melatih karyawan tentang bagaimana cara menggunakannya sehingga sistem manajemen dokumen bisa berjalan dengan efektif.

Persiapkan Manajemen Dokumen Terbaik Perusahaan Anda Bersama PasarTrainer

Manajemen dokumen yang baik tidak hanya meningkatkan efisiensi dan produktivitas saja. Akan tetapi keamanan data perusahaan juga lebih terjaga sekaligus memastikan aset penting perusahaan terlindungi dengan baik.

Pelatihan Filing dan Document Management di PasarTrainer bisa jadi solusi untuk membangun manajemen dokumen yang baik bagi perusahaan atau organisasi. 

Salah satu series pelatihan Office Management ini menawarkan program pelatihan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan skill dalam pengelolaan dan pengarsipan dokumen agar mampu mengelola arus keluar masuk surat perusahaan dengan baik.

Referensi: