Inilah Tips menjadi Customer Service yang Andal dan Profesional

Hospitality Jan 26, 2024

Customer service atau yang biasa diartikan sebagai pelayanan pelanggan adalah bidang kerja yang bertugas untuk membantu berbagai keperluan pelanggan, khususnya sesuai dengan jenis perusahaan atau berbagai macam produk yang ditawarkan. Dengan tugas penting tersebut, maka tidak heran jika bagian ini sering disebut garda terdepan perusahaan.

Untuk bisa memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan atau konsumen, ada berbagai tips penting yang sebaiknya Kamu perhatikan. Dengan layanan yang andal dan profesional, maka kepuasan pelanggan pun dapat meningkat dan tentunya hal ini sangat berguna bagi perusahaan.

Tips Penting untuk Customer Service

Setiap orang yang bekerja di bidang pelayanan pelanggan, tentunya perlu berperan dengan baik dalam memberikan pelayanan yang maksimal. Berikut adalah beberapa tips penting yang dapat Kamu terapkan jika sedang atau akan bekerja di bidang ini:

Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami dan Sopan

Kemampuan komunikasi adalah hal yang sangat perlu dimiliki oleh para pekerja di bagian pelayanan pelanggan. Tentunya, Kamu perlu memahami tentang dasar-dasar untuk menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan.

Bahasa yang digunakan pun harus sopan dan sebisa mungkin menggunakan penjelasan yang mudah untuk dipahami. Selain itu, penting juga untuk menebarkan aura yang positif kepada pelanggan ketika sedang berkomunikasi, supaya pelanggan pun merasa nyaman dengan pelayanan Anda.

Meski mungkin saja ada kasus yang rumit atau pelanggan yang kurang bisa diajak berdiskusi dengan baik, namun kesopanan tetap menjadi hal yang perlu diutamakan di sini.

Cepat dalam Merespons

Tips kedua, penting bagi Kamu untuk bisa memberikan respons secara cepat bagi pelanggan yang membutuhkan bantuan. Setiap keluhan atau pertanyaan hendaknya dijawab secepat mungkin, supaya solusinya pun dapat segera dilakukan dengan semaksimal mungkin.

Jika pelayanan yang diberikan terbilang lambat, maka bisa saja pelanggan menjadi tidak puas. Dampaknya, mungkin mereka akan lebih memilih jenis produk yang serupa dari perusahaan lain. Tentunya, hal ini dapat memberikan kerugian bagi perusahaan karena telah kehilangan satu pelanggan.

Pahami Product Knowledge

Selanjutnya, penting bagi customer service untuk memahami dengan baik tentang produk yang ditawarkan, atau yang sering disebut dengan product knowledge.

Dengan pemahaman mumpuni, maka Kamu bisa mengarahkan pelanggan dengan baik untuk berbagai hal, termasuk jika mereka mengalami masalah dan sedang membutuhkan bantuan.

Tanpa adanya pengetahuan yang mumpuni, maka bisa jadi Kamu justru mengalami kesulitan ketika harus mengarahkan atau membantu pelanggan.

Maka dari itu, menjadi penting untuk melakukan sosialisasi produk kepada para pekerja yang bergerak di bidang pelayanan pelanggan ini.

Jadilah Pendengar yang Baik bagi Pelanggan

Selain harus bisa menjelaskan berbagai hal, posisi pekerjaan sebagai customer service juga akan menuntut Kamu untuk menjadi pendengar yang baik bagi setiap pelanggan.

Berbagai jenis ucapan pelanggan, mulai dari respons terhadap produk, kritik, saran, bahkan keluhan perlu Kamu dengarkan dengan saksama. Inilah skill yang nantinya dapat mengantarkan Kamu kepada pola komunikasi yang baik untuk tahap selanjutnya, yaitu ketika memberikan tanggapan kepada pelanggan.

Jika Kamu tidak mendengarkan dengan baik, maka bisa saja ada kesalahan atau masalah komunikasi nantinya, dan mungkin saja dapat membuat pelanggan kecewa.

Pahami Kebutuhan Pelanggan

Masih berkaitan dengan poin sebelumnya tentang menjadi pendengar yang baik, selanjutnya Kamu juga perlu memahami kebutuhan pelanggan secara optimal. Maka dari itu, pastikan bahwa Kamu paham tentang apa saja yang disampaikan pelanggan, sehingga bisa menyimpulkan kebutuhan mereka.

Selain itu, ada pula hal-hal yang bisa dipelajari secara berkala, misalnya tentang karakteristik dari kelompok pelanggan tertentu. Hal ini nantinya bisa memudahkan Kamu dalam menghadapi berbagai macam keluhan atau pertanyaan dari pelanggan.

Tulis Apa Saja Hal yang Sering Dikeluhkan

Selanjutnya, penting bagi Kamu memiliki catatan khusus tentang apa saja hal yang sering dikeluhkan atau diadukan oleh pelanggan. Dengan begitu, Kamu dapat menyampaikannya kepada atasan atau bidang terkait, supaya hal tersebut dapat menjadi evaluasi bagi perusahaan.

Akhiri Percakapan dengan Baik

Tips terakhir yang akan dibahas kali ini yaitu penting bagi setiap customer service mengakhiri percakapan dengan baik. Pastikan Kamu menutup percakapan ketika pelanggan sudah tidak memiliki pertanyaan atau permasalahan lain yang perlu dibahas.

Penting juga untuk memastikan hal tersebut dengan pertanyaan, misalnya dengan menanyakan, “Apakah masih ada hal lain yang dapat saya bantu?”

Tunjukkan bahwa Kamu memiliki kepedulian yang besar terhadap kepuasan pelanggan, sehingga mereka akan tetap setia dengan produk Kamu.

Itulah berbagai tips yang bisa Kamu lakukan jika menjadi seorang yang sedang atau akan bekerja di bagian layanan pelanggan. Setiap tips di atas sebaiknya diperhatikan jika Kamu ingin menjadi profesional dan dapat diandalkan dalam bidang tersebut.

Tentu saja, komunikasi yang baik menjadi kunci penting dalam profesi yang satu ini, karena Kamu akan melakukan berbagai jenis komunikasi setiap harinya, baik secara langsung maupun dengan dukungan media komunikasi lainnya.

Jika merasa perlu bantuan untuk mengasah berbagai jenis skill di atas, maka Program Pelatihan Hospitality dari Pasar Trainer bisa menjadi alternatif yang tepat bagi Anda! Pastikan Anda benar-benar siap untuk memberikan pelayanan terbaik dan jadilah customer service yang profesional dan bisa diandalkan!