Komunikasi Sinkron: Apa Itu & Bagaimana Menggunakannya di Tempat Kerja Jarak Jauh
Apa Itu Komunikasi Sinkron?
Komunikasi sinkron adalah komunikasi waktu nyata atau komunikasi apapun yang terjadi secara real time. Di zaman kerja yang dapat dikontrol secara jarak jauh, jenis komunikasi ini sebagian besar kurang maksimal dilakukan oleh banyak pihak di perusahaan karena kurangnya teknik yang memadai atau dikarenakan belum terbiasa dengan penggunaan teknologi canggih yang dapat menghubungkan satu pihak dengan pihak lain atau banyak pihak lainnya. Padahal, komunikasi sinkron dapat memicu percakapan dengan rekan kerja secara baik dan terarah.
Contoh Komunikasi Sinkron
1. Panggilan telepon
2. Pertemuan tatap muka
3. Percakapan real time di Slack
4. Konferensi video (Zoom, Skype, dll.)
Apa Perbedaan Antara Komunikasi Sinkron & Asinkron?
Komunikasi sinkron mengacu pada komunikasi apapun yang terjadi secara real-time; contoh komunikasi sinkron yang dimaksud adalah segera setelah pertanyaan diajukan, pertanyaan tersebut dapat dijawab secara langsung sehingga memungkinkan terjadinya diskusi. Komunikasi asinkron sebaliknya, dan membutuhkan lebih banyak kesabaran. Saat Anda melibatkan seseorang dengan komunikasi asinkron, Anda tahu bahwa pertanyaan Anda tidak akan segera ditanggapi, melainkan hanya di waktu-waktu tertentu ketika orang yang ditanyai telah memiliki waktu untuk menjawabnya.
Kita semua menggunakan kombinasi komunikasi sinkron dan asinkron dalam interaksi kita sehari-hari. Contohnya adalah ketika membuat panggilan telepon. Contoh komunikasi sinkron yaitu ketika orang yang Anda telepon mengangkat dan terlibat dalam percakapan dengan Anda, itu adalah komunikasi sinkron. Jika mereka tidak menjawab telepon dan Anda meninggalkan pesan, itu adalah komunikasi asinkron. Orang tersebut akan menghubungi Anda kembali, tetapi tidak dengan segera.
Kekurangan Dan Kelebihan Dari Komunikasi Sinkron
Komunikasi sinkron hadir dengan kelebihan dan kekurangan. Adapun kekurangan dan kelebihan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Kekurangan
1. Gangguan Konstan.
2. Tekanan untuk segera merespons.
3. Mengurangi produktivitas.
4. Fokus yang dalam lebih sulit dicapai.
5. Meningkatkan stres.
6. Perbedaan zona waktu yang dapat mengakibatkan miss komunikasi.
Kelebihan
1. Komunikasi dan kolaborasi secara real time.
2. Konferensi video memungkinkan Anda melihat bahasa tubuh rekan kerja dan mendengar nada suaranya.
3. Umpan balik segera.
4. Memungkinkan koneksi yang lebih dalam dengan rekan kerja.
Langkah-Langkah Terbaik Untuk Mewujudkan Komunikasi Sinkron yang Lebih Efektif
1. Berorientasi Ke Depan
Tidak semua komunikasi harus sinkron. Mengajukan beberapa pertanyaan singkat mungkin tidak terlihat seperti masalah besar, tetapi setiap pertanyaan atau permintaan yang Anda ajukan kepada rekan kerja merupakan gangguan lain yang dapat menarik mereka keluar dari pekerjaan mereka sendiri. Pertanyaan, kekhawatiran, dan permintaan Anda penting, tetapi mungkin tidak mendesak seperti yang Anda pikirkan adalah contoh komunikasi sinkron yang tidak perlu dilakukan. Sebelum mengirim pesan kepada rekan kerja, tanyakan dulu pada diri sendiri apakah benar-benar urgen, atau bisa menunggu. Cara ini tentunya menjadi langkah awal untuk mengarahkan komunikasi efektif terhadap seluruh komponen yang bersangkutan.
Jika Anda memiliki pertanyaan untuk seseorang yang tidak memerlukan jawaban segera, catatlah dalam daftar agenda untuk orang tersebut. Daftar agenda adalah wadah untuk semua pertanyaan, pemikiran, permintaan, dan kekhawatiran Anda yang melibatkan interaksi dengan orang lain. Ini memungkinkan Anda untuk melacak apa pun yang mungkin perlu Anda diskusikan dengan orang lain tanpa mengganggu mereka. Sehingga ketika Anda bertemu mereka, Anda dapat mengingatnya saat itu juga.
Kemudian, ada kalanya orang akan melontarkan pertanyaan atau pemikiran ekstrim karena mereka khawatir akan melupakannya jika tidak segera diungkapkan. Namun, daftar agenda dapat menghentikan hal itu terjadi dengan menyimpan semua pemikiran, kekhawatiran, dan permintaan informasi Anda di tempat yang aman. Saat Anda menyiapkan agenda rapat berikutnya, Anda dapat membangun ruang dalam rapat untuk menangani item di daftar agenda Anda. Merencanakan ke depan dengan cara ini akan menghindarkan tim Anda dari gangguan dan memungkinkan mereka tetap fokus pada tugas yang ada.
2. Jadikan Rapat Anda Efisien
Contoh komunikasi sinkron yang wajib terselenggara adalah pada saat dilakukan suatu rapat. Rapat adalah bagian penting dari setiap tempat kerja, baik tim Anda tersebar atau tidak, rapat tidak dapat berfungsi secara efektif tanpa komunikasi yang sinkron. Tetapi komunikasi tidak dapat menghasilkan sesuatu yang berarti jika setiap anggota yang hadir tidak mengetahui apa yang akan dibahas selama pertemuan.
Jika Anda telah mengatur rapat tetapi gagal mengundang anggota kunci, keputusan yang perlu dilakukan adalah menunggu hingga orang tersebut dapat dihubungi, yang berarti tidak akan ada pertukaran informasi yang bebas dan terbuka. Rapat bukanlah ruang untuk komunikasi asinkron.
Selanjutnya, rapat yang efektif memanfaatkan agenda rapat yang jelas dan kolaboratif untuk menetapkan harapan dan mempersiapkan semua peserta sebelumnya. Mempersiapkan dengan cara ini berarti setiap anggota tim tahu persis apa yang diharapkan dari rapat dan apa yang diharapkan dari mereka. Saat semua orang berkumpul di Zoom, Anda bisa langsung ke bisnis dan meninggalkan rapat dengan item tindakan yang jelas.
3. Membangun Hubungan
Komunikasi apa pun yang Anda lakukan dengan rekan satu tim Anda akan tegang dan canggung tanpa mengembangkan hubungan, yang mungkin menghalangi komunikasi yang sinkron. Membangun hubungan berarti mengembangkan hubungan persahabatan dengan orang lain, seperti ketika Anda menjalin ikatan dengan rekan satu tim yang menyukai tim olahraga atau film yang sama dengan Anda atau memiliki selera humor yang sama. Menanyakan minat seseorang dan mengungkapkan antusiasme juga merupakan cara yang efektif untuk membangun hubungan baik.
Mengenal orang-orang yang bekerja dengan Anda akan membantu Anda memahami preferensi komunikasi dan kebiasaan kerja mereka, membuatnya lebih mudah untuk mengetahui kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi atau berkolaborasi dengan mereka. Selain itu, memberi tim Anda kesempatan untuk membiarkan rambut mereka tergerai satu sama lain dan bersenang-senang akan membantu setiap orang merasa nyaman di sekitar satu sama lain, memungkinkan aliran komunikasi sinkron yang lebih mudah.
Contoh komunikasi sinkron melalui pertemuan ini adalah kesempatan besar untuk mengungkapkan umpan balik yang konstruktif serta kesempatan untuk mengenal kebiasaan kerja, preferensi komunikasi, serta harapan dan impian individu yang membentuk tim Anda, memungkinkan Anda menyesuaikan gaya manajerial Anda dengan kebutuhan mereka dengan lebih baik.
Tertarik untuk mengembangkan komunikasi sinkron dan memberikan contoh komunikasi sinkron yang baik di perusahaan Anda? Kunjungi PasarTrainer.com untuk mendapatkan pelatihan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan perusahaan Anda!
Referensi
Amin, H. (2022). 5 Situations When Synchronous Communication Is A Must. Communication. Diakses pada 14 April 2023 dari: https://hypercontext.com/blog/communication/when-to-use-synchronous-communication
Ansori, A. (2022). Pengertian Komunikasi Daring Sinkron dan Asinkron : Tata Krama dan Contohnya. AnsoriWeb. Diakses pada 14 April 2023 dari: https://www.ansoriweb.com/2020/04/pengertian-komunikasi-daring-sinkron-asinkron.html
Kipwise. (2021). Synchronous vs Asynchronous Communication - How Your Team can Benefit from it. Diakses pada 14 April 2023 dari: https://kipwise.com/learn/synchronous-vs-asynchronous-communication
Surendran, P. (2023). Synchronous vs Asynchronous Communication in Remote Work - What Should You Know? Turing. Diakses pada 14 April 2023 dari: https://www.turing.com/resources/asynchronous-communication-vs-synchronous-communication
Teamhood. (2022). Asynchronous Communication Guide. Diakses pada 14 April 2023 dari: https://teamhood.com/team-performance-resources/asynchronous-communication-guide/