Langkah-Langkah Mempersiapkan Sebuah Event agar Lebih Menarik!

Langkah-langkah mempersiapkan sebuah event merupakan hal penting yang harus diketahui. Pasalnya, langkah ini membutuhkan sebuah proses yang cukup panjang agar menghasilkan acara yang berkesan. Ada sederet persiapan yang perlu dilakukan sebelum sampai ke hari pelaksanaan.

Hal ini berlaku untuk pengadaan berbagai jenis event, mulai dari ceremonial, promosi, perayaan, atau untuk tujuan lainnya. Tentunya, acara tersebut harus dirancang dari jauh-jauh hari agar sukses dan menarik. Lalu, bagaimana cara agar sebuah event bisa berkesan?

Langkah-Langkah Mempersiapkan Sebuah Event

Menyelenggarakan event yang sukses memerlukan perencanaan matang dan eksekusi yang tepat. Berikut adalah beberapa langkah untuk membuat event yang menarik dan berkesan:

1. Tentukan Tujuan Event

Langkah pertama dalam menyelenggarakan event adalah menentukan tujuannya. Tujuan event bisa bermacam-macam, seperti meningkatkan brand awareness, mengumpulkan dana, meluncurkan produk baru, atau sekadar mengadakan pertemuan sosial. 

Menetapkan tujuan yang jelas membantu kita untuk merancang seluruh bagian event agar sejalan dengan tujuan tersebut. Misalnya, jika tujuannya adalah meningkatkan brand awareness, kita bisa menyusun kegiatan yang memungkinkan interaksi langsung antara brand dan audiens.

2. Riset Konsep Acara

Dalam langkah-langkah mempersiapkan sebuah event, berikutnya adalah melakukan riset untuk menentukan konsep acara yang sesuai. Konsep ini mencakup tema, target pengunjung, hingga aktivitas seru untuk menarik pengunjung. 

Kita bisa melakukan riset dengan mencari inspirasi dari event serupa yang sukses. Misalnya, kita bisa menghadiri event-event sejenis atau mencari referensi melalui internet. Setelah mendapatkan ide, sesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan dari event. 

3. Siapkan Tim Pengelola

Langkah-langkah mempersiapkan sebuah event berikutnya yaitu menyiapkan tim yang akan mengelola event. Perlu disadari bahwa menyelenggarakan event bukan pekerjaan satu orang. Oleh karena itu, bentuklah tim pengelola yang terdiri dari individu-individu kompeten dan dapat diandalkan.

Setiap anggota tim harus memahami tugas mereka dan bekerja sama untuk mencapai tujuan event. Misalnya, kita mungkin memerlukan seorang koordinator acara, pengurus logistik, bagian promosi, konsumsi, dan lain-lain. 

4. Rencanakan Anggaran

Dalam penyelenggaran event, anggaran memiliki peran yang sangat besar. Oleh karena itu, sebaiknya susun rencana anggaran terlebih dahulu sebelum mengadakan event. Buatlah anggaran yang rinci, mencakup semua hal yang berkaitan dengan event, mulai dari biaya tempat, konsumsi, promosi, hingga honor pengisi acara.

Tetapkan juga dana cadangan untuk mengantisipasi biaya tidak terduga yang mungkin muncul saat proses persiapan acara. Biasanya, ada saja hal yang terjadi di luar perencanaan   Oleh karena itu, persiapan biaya tidak terduga perlu dilakukan.  

5. Buat Timeline

Langkah-langkah mempersiapkan sebuah event berikutnya yang tidak kalah penting yaitu menyusun timeline atau jadwal. Langkah ini bertujuan untuk memastikan semua persiapan berjalan tepat waktu. 

Kita bisa mulai dari tanggal event, lalu buatlah mundur untuk menentukan tenggat waktu setiap tugas atau tahapan persiapan event. Pastikan setiap anggota tim mengetahui timeline ini dan memahami prioritas mereka. Dengan begitu, kita tidak akan bingung dan memastikan semua persiapan selesai tepat waktu. 

6. Susun Rundown Acara

Selain timeline, jangan lupa untuk menyusun rundown acara. Panduan ini berisi detail tentang bagaimana event akan berlangsung dari awal hingga acara selesai. Susunlah rundown yang mencakup setiap segmen acara, mulai dari pembukaan, sesi utama, hingga penutupan. 

Selain itu, pastikan ada jeda waktu yang cukup antar segmen untuk memberikan kelonggaran jika terjadi keterlambatan. Misalnya, jika kita mengadakan seminar, aturlah sesi tanya jawab setelah setiap presentasi selesai dan sisipkan waktu istirahat agar peserta tidak merasa acara terlalu padat. 

7. Pilih Tempat Event

Pemilihan tempat juga sangat berpengaruh pada kesuksesan event. Pilihlah tempat yang sesuai dengan konsep acara dan nyaman bagi peserta. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kapasitas, lokasi, fasilitas, dan aksesibilitas. 

Misalnya, jika event bersifat formal, pilihlah tempat yang elegan dan dilengkapi dengan fasilitas audio-visual yang memadai. Jika event bersifat informal atau outdoor, pastikan tempat tersebut memiliki area yang cukup luas dan nyaman. Jangan lupa untuk memeriksa ketersediaan tempat dan melakukan pemesanan dari jauh-jauh hari.

8. Jangan Lupa Konsumsi

Konsumsi merupakan bagian penting dari setiap event. Oleh karena itu, kita perlu menyiapkannya sebaik mungkin. Tentukan jenis konsumsi yang akan disajikan, apakah itu makanan ringan, buffet, atau makanan prasmanan. 

Kebutuhan konsumsi ini dapat disesuaikan dengan konsep acara yang digelar. Bila berupa acara seminar, grand opening, atau sebagainya, kita dapat menyiapkan konsumsi untuk semua peserta, pengisi acara, dan panitia tentunya. 

Namun, bila event tersebut berupa konser atau semacamnya, kita hanya perlu menyiapkan konsumsi untuk panitia, pengisi acara, dan tamu spesial (bila ada).

9. Buat Promosi yang Menarik

Untuk menarik banyak peserta event, tentu dibutuhkan promosi yang menarik. Kita bisa menggunakan berbagai saluran promosi, seperti media sosial, email marketing, poster, dan flyer. 

Selain itu, kita juga bisa mengandalkan influencer untuk menjangkau audiens yang lebih luas. Jangan lupa untuk menyediakan informasi detail tentang tanggal, lokasi, dan cara pendaftaran.

Dengan mengikuti langkah-langkah mempersiapkan sebuah event di atas, kita dapat menyelenggarakan event yang sukses dan berkesan. Selain itu, kita juga bisa mengikuti Pelatihan Project Management dari Pasar Trainer, salah satunya yaitu Event Management yang membahas mengenai hal-hal yang berkaitan dengan persiapan dan pelaksanaan event.

Referensi