Mari Mengenal Fungsi dan Tugas Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan yang penting bagi perusahaan, karena berkaitan dengan aktivitas rutin dan pengolahan data yang diperlukan. Selain itu, masih banyak tugas dan fungsi dari bidang ini dalam dunia perkantoran.

Prospek kerja di bidang ini pun terbilang cukup luas, sehingga patut dipertimbangkan ketika sedang mencari peluang karier. Mari kita mengenal lebih lanjut tentang berbagai fungsi dan tugasnya, supaya lebih siap jika ingin memasuki bidang ini.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Ada lima fungsi yang penting untuk mendukung bidang administrasi di perkantoran. Berikut adalah penjelasannya:

• Fungsi Rutin

Pertama, ada fungsi rutin yang mencakup berbagai keperluan rutinitas kantor. Dalam menjalankan fungsi ini, diperlukan keterampilan dan pemikiran yang baik, supaya berbagai kegiatan dapat berjalan dengan lancar. Fungsi ini mencakup berbagai tugas penting, misalnya pengarsipan data dan pengadaan inventaris.

• Fungsi Teknis

Fungsi administrasi perkantoran yang kedua yakni fungsi teknis. Dalam hal ini, diperlukan keterampilan, pengambilan keputusan, dan mengajukan pendapat.

• Fungsi Manajerial

Ketiga, ada fungsi manajerial yang meliputi berbagai keperluan pengorganisasian, perencanaan, pemberian motivasi, dan pengukuran.

• Fungsi Analisis

Selanjutnya, ada fungsi administrasi perkantoran dalam melakukan berbagai analisis. Untuk menerapkan fungsi ini, maka diperlukan kreativitas dan kemampuan untuk berpikir kritis. Selain itu, diperlukan kemampuan dan sikap untuk mengambil keputusan secara tepat dan cepat.

• Fungsi Interpersonal

Terakhir, ada fungsi interpersonal yang membutuhkan dasar penilaian dan analisis, sehingga bisa memutuskan sesuai dengan tepat. Aspek keterampilan dan komunikasi juga diperlukan dalam fungsi ini.

Tugas Administrasi Perkantoran

Setelah memahami lima fungsi di atas, kini saatnya kita mengenal tentang tugas-tugasnya. Berikut adalah beberapa tugas penting dari bagian administrasi di perkantoran.

• Menyusun Agenda Kantor

Pertama, administrasi ini bertugas untuk menyusun berbagai agenda. Misalnya, membuat jadwal rapat rutin dengan karyawan dan rapat bersama klien atau mitra bisnis.

Untuk bisa menjalankan tugas ini dengan baik, maka kemampuan komunikasi menjadi aspek penting yang perlu dikuasai. Selain itu, dalam menyusun agenda, penting untuk mempersiapkan segala kebutuhannya, misalnya ruangan dan perlengkapan rapat.

• Mengurus Surat-menyurat

Tugas kedua dari administrasi khusus perkantoran yakni mengurus segala jenis surat-menyurat yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jadi, mereka bertanggung jawab untuk mengelola surat yang masuk dan keluar.

• Mengelola Dokumen Kantor

Setiap kantor tentu memiliki berbagai jenis dokumen yang perlu dikelola. Inilah salah satu tugas bagian administrasi yang cukup vital.

Contoh dokumen yang perlu dikelola yakni notula rapat, laporan kinerja perusahaan, dan laporan keuangan. Kemampuan dalam melakukan pembukuan, pengarsipan, hingga analisis dan riset diperlukan dalam menjalankan tugas ini.

• Menginput, Mengarsip, dan Merekap Data

Tugas administrasi perkantoran yang selanjutnya yakni melakukan berbagai pengelolaan data, antara lain yakni menginput, mengarsip, dan merekap data.

Dalam melakukan input data, maka bidang administrasi akan menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk menjadi aset kantor. Misalnya, informasi yang berbentuk formulir, data multimedia, dan berbagai aset non-dokumen. Melakukan penginputan ini perlu dilakukan secara efektif dan efisien.

Data tersebut kemudian diarsipkan dan direkap supaya tersimpan dengan baik. Jika diperlukan, maka data tersebut akan lebih mudah untuk dicari dan dimanfaatkan.

Namun, perlu dipastikan bahwa tidak semua orang berhak untuk mengakses data tersebut. Perlu dipastikan dengan baik siapa saja yang berhak mengakses data perusahaan.

Maka dari itu, ketika melakukan pengarsipan, harus memperhatikan berbagai aspek, termasuk menjaga kerahasiaan untuk jenis data atau dokumen tertentu. Pastikan keamanan dari data tersebut terjamin, supaya tidak ada data yang bocor.

• Menerima Telepon

Selanjutnya, administrasi perkantoran bertugas untuk menerima telepon yang masuk. Maka dari itu, dibutuhkan kemampuan komunikasi yang  baik, termasuk untuk menjawab pertanyaan dan menangani keluhan masuk.

• Menyiapkan Akomodasi

Dalam mendukung kegiatan kantor, seringkali dibutuhkan akomodasi. Untuk mengatur hal ini, dibutuhkan bagian administrasi, termasuk menyusun dan memastikan jadwal setiap agendanya.

Contoh kegiatan yang membutuhkan akomodasi antara lain rapat di luar kantor, perjalanan dinas, dan menghadiri berbagai acara yang berkaitan dengan keperluan kantor.

• Pengelolaan dan Pengadaan Inventaris

Untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di kantor, tentunya diperlukan fasilitas yang memadai. Maka dari itu, pengelolaan dan pengadaan inventaris menjadi salah satu langkah penting yang perlu diperhatikan.

Bagian administrasi bertanggung jawab untuk mengelola perlengkapan dan peralatan kantor. Beberapa tugas penting dalam hal ini antara lain membuat daftar inventaris, mengecek dan memastikan kondisi inventaris, serta mengajukan pengadaan inventaris.

• Menyusun Laporan

Administrasi khusus perkantoran juga bertugas untuk menyusun laporan atas pekerjaannya, sebagaimana menjadi tanggung jawab secara umum bagi setiap bagian di kantor.

Dengan berbagai evaluasi yang tertulis dalam laporan tersebut, maka bagian administrasi juga dapat melakukan perbaikan supaya kinerjanya semakin baik ke depannya.

Itulah penjelasan mengenai berbagai fungsi dan tugas dari bidang administrasi untuk lingkup perkantoran. Jika melihat kembali paparan di atas, bisa disimpulkan bahwa tanggung jawabnya memang sangat kompleks.

Maka dari itu, apabila berminat untuk memasuki bidang kerja administrasi perkantoran, sebaiknya ikuti terlebih dahulu pelatihan Office Management dari PasarTrainer. Pastikan kita benar-benar siap untuk mengelola administrasi secara optimal!

Referensi