Mengenal RACI Matrix: Definisi, Manfaat, dan Cara Pembuatan

Project Management Dec 30, 2024

RACI matrix atau RACI chart merupakan teknik manajemen proyek yang telah umum digunakan berbagai perusahaan dan juga lembaga. Melalui penerapan RACI chart, pembagian tugas dan peran dalam tim jadi lebih mudah.

Itulah mengapa, seluruh anggota tim paham dengan tanggung jawabnya dan lebih baik dalam pekerjaannya. Bila tertarik menerapkan RACI chart dalam tim, simak dan kenali lebih lanjut melalui uraian berikut!

Definisi RACI Matrix

RACI chart atau bagan RACI adalah alat yang dirancang sebagai panduan dalam manajemen proyek untuk memudahkan pembagian seluruh peran serta tanggung jawab bagi masing-masing anggota tim.

Peran tersebut dikategorikan ke dalam empat kategori RACI, yaitu Responsible, Accountable, Consulted, serta Informed. Menjadikan RACI chart sebagai panduan memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran yang harus mereka lakukan demi kesuksesan proyek.

Esensi RACI chart sangat terasa, terutama bagi manajer proyek. Sebab, manajer proyek dapat menetapkan peran lebih mudah, mencegah kebingungan, serta menghindari tumpang tindih tugas dalam proses mengerjakan proyek.

Khususnya pada proyek yang kompleks, yang perkembangannya sangat dipengaruhi oleh distribusi peran secara jelas dalam tim demi alur kerja dan komunikasi yang efisien. Mendefinisikan RACI matrix harus menguraikan juga masing-masing kategorinya sebagai berikut:

1. Responsible

Anggota tim dalam kategori ini bertanggung jawab secara langsung atas pekerjaannya. Per tugas, sebaiknya hanya ada satu anggota yang mengemban peran ini agar anggota tim lain tahu pada siapa bisa bertanya tentang proyek.

Apabila ada dua anggota yang masuk kategori ini, maka tim berisiko jadi bingung dan kehilangan kejelasannya. Contoh peran ‘responsible’ adalah manajer proyek, developer, penulis naskah, dan analis bisnis.

2. Accountable

Untuk peran accountable, tanggung jawabnya adalah memantau penyelesaian tugas secara menyeluruh walaupun bukan pihak yang mengerjakannya. Peran ini memastikan proyek selesai sesuai tenggat waktunya.

Pada kasus tertentu, peran ini bisa merujuk pada pejabat eksekutif atau pemimpin senior yang tanggung jawabnya menyetujui dan mengakui pekerjaan untuk menetapkan apakah tugas tersebut telah benar-benar selesai. Contoh lain peran yang accountable adalah pemilik bisnis, pemilik produk, serta pemangku kepentingan utama.

3. Consulted

Peran consulted dipegang oleh pihak yang pendapatnya krusial dan akan ditanyakan sepanjang proses proyek. Saran dari anggota tim yang berperan sebagai consulted perlu dipertimbangkan pada setiap langkah proyek.

Selain itu, pihak ini memberi panduan yang menjadi prasyarat untuk tugas proyek berikutnya. Misalnya, memberikan panduan hukum selama proses pengerjaan proyek. Maka dari itu, peran consulted bisa berupa ahli hukum, ahli keamanan siber, hingga konsultan kepatuhan.

4. Informed

Terakhir, ada peran informed yang di dalamnya berisi orang-orang yang wajib dikomunikasikan terkait perkembangan terbaru proyek. Mereka tidak harus dilibatkan saat konsultasi atau pengambilan keputusan, namun tetap harus menerima komunikasi secara berkala selama pengerjaan proyek.

Contoh pihak-pihak yang masuk dalam kategori ini seperti pemangku kepentingan eksternal, anggota komite proyek, serta pemilik bisnis.

Ilustrasi penerapan RACI chart secara sederhana bisa kita pahami di bawah ini:

Proyek: Mengganti desain halaman beranda website

Responsible: Desainer Grafis

Accountable: Web Developer

Consulted: Pemilik/Kepala Website

Informed: Copywriter

Untuk memahami penerapan RACI chart lebih mendalam, ikuti pelatihan ‘Proyek Tanpa Ribet: Penggunaan RACI Matrix untuk Kolaborasi Cerdas’ dari PasarTrainer! Pelatihan ini menjadi bekal agar kita punya keterampilan praktis dalam menerapkan RACI chart pada proyek bisnis.

Manfaat Matriks RACI

RACI chart memudahkan kita mengerjakan proyek melalui berbagai kegunaannya, yakni sebagai berikut:

1. Melancarkan Komunikasi

Komunikasi jadi lebih lancar dan mudah dengan RACI chart, sebab setiap anggota sudah tahu tugasnya masing-masing. Ini tentu mencegah miskomunikasi dan mempercepat pengerjaan proyek.

2. Menempatkan yang Paling Ideal dalam Tugas

RACI chart membantu tim menentukan yang paling ideal untuk menyelesaikan tugasnya dalam suatu proyek. Penempatan ini pun melihat kemampuan serta posisinya dalam perusahaan, jadi tidak sembarangan serta lebih efisien jumlahnya.

3. Mencegah Kelebihan Beban Kerja

Setiap anggota tim juga terhindar dari beban kerja berlebihan dengan RACI chart. Ini mendukung perkembangan proyek yang lebih cepat, karena pengerjaan tugas jadi lebih maksimal. Intinya, semua orang dibebankan sesuai kemampuan dan porsinya.

Cara Pembuatan RACI Matrix

Berikut langkah-langkah membuat RACI chart yang sangat penting untuk kita ketahui supaya bisa menerapkannya secara optimal:

Identifikasi peran-peran dalam proyek. Buat daftar pihak yang terlibat dengan menuliskan nama dan perannya.
Uraikan tugas yang harus dilakukan. Tuliskan apa saja tugas masing-masing peran secara detail untuk menyukseskan proyek.
Tetapkan siapa pemegang peran dan tugasnya. Tentukan pihak paling cocok untuk setiap peran berdasarkan RACI chart.
Adakan meeting untuk penyesuaian. Ajak tim untuk meeting sebagai sesi peninjauan dan penyesuaian.
Lakukan meeting dengan stakeholder utama. Ini bisa melalui telepon juga, dengan tujuan untuk merinci isi matriks RACI dan menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan proyek.
Perbarui perkembangannya secara berkala. Jadikan RACI chart panduan selama proyek berlangsung agar alur kerja dan perkembangannya tetap sesuai.

PasarTrainer menyediakan Pelatihan Project Management yang lengkap dan komprehensif, termasuk pelatihan untuk RACI matrix. Kita bisa melancarkan proses pengerjaan proyek dengan delegasi yang efisien jika berpandukan matriks tersebut. Daftar sekarang untuk dukung kemajuan perusahaan!