Pengertian Job Simplification dan Tahapannya

Sebagai pengelola perusahaan, sudah seharusnya kita memahami istilah pengertian job simplification dan tahapannya. Job simplification sendiri bisa juga disebut juga sebagai penyederhanaan pekerjaan. Proses ini dilakukan dengan tujuan agar suatu pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih mudah. 

Dengan adanya penyederhanaan pekerjaan, kita tidak akan merasa kewalahan dengan setumpuk tugas dan tanggung jawab tertentu. Pasalnya, pekerjaan akan dibagikan beberapa staf sehingga tugas dan tanggung jawabnya menjadi lebih sederhana.

Pengertian Job Simplification dan Tahapannya

Job simplification merupakan sebuah proses yang bertujuan untuk menyederhanakan beban kerja sehingga lebih efisien, dan mudah diakses. Dalam proses ini, pekerjaan akan dibagi menjadi beberapa pekerjaan kecil yang mudah untuk dikelola. Hal ini dapat mengurangi kegiatan berulang dan mengotomatisasi pekerjaan  berulang. 

Tujuan utama penyederhanaan pekerjaan ini yaitu untuk membantu karyawan agar lebih fokus pada tugas dan tanggung jawabnya. Harapannya, karyawan tersebut menjadi lebih produktif dan memiliki life balance yang lebih baik. 

Ada beberapa tahapan dalam proses penyederhanaan pekerjaan. Adapun prosesnya yaitu sebagai berikut:

1. Analisis

Langkah pertama yang harus dilakukan yaitu analisis. Langkah ini bertujuan untuk mengenali tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh karyawan terkait. Dalam hal ini, kita bisa mengidentifikasi pekerjaan yang berlebihan atau tidak perlu dan tugas mana yang kiranya dapat dialihkan pada staf yang lain.

2. Prioritas

Dalam proses ini kita akan memprioritaskan tugas dan tanggung jawab yang tersedia dari proses analisis. Hal ini akan difokuskan pada kegiatan yang paling penting agar bisa menentukan tugas mana yang harus dikerjakan lebih dulu. 

3. Perampingan

Dalam proses ini, redudansi akan dihilangkan serta dilakukan penyederhanaan pada tugas-tugas yang tersisa agar lebih mudah dikerjakan. Tahap ini akan melibatkan otomatisasi tugas yang berulang dan penyederhanaan prosedur pekerjaan.

4. Pelatihan

Individu atau karyawan akan diberikan pelatihan atau dukungan agar mereka merasa nyaman dengan perubahan yang terjadi. Harapannya, karyawan mampu mengerjakan tugas dan tanggung jawabnya dengan efektif.

5. Evaluasi

Langkah yang tidak kalah penting yaitu proses evaluasi. Dalam tahap ini, kita dapat menentukan tingkat keberhasilan dari job simplification yang sudah dibuat dan mengidentifikasi bagian mana yang harus ditingkatkan. 

Dengan mengenali pengertian job simplification dan tahapannya di atas, kita dapat menyederhanakan pekerjaan karyawan. Dengan begitu, karyawan dapat bekerja dengan lebih produktif dan efisien.

Kelebihan

Selain mengenali pengertian job simplification dan tahapannya, ketahui juga kelebihan dari proses penyederhanaan pekerjaan ini. Adapun kelebihannya yaitu sebagai berikut:

1. Meningkatkan Efisiensi Tugas Pekerjaan

Dengan menyederhanakan tugas dan tanggung jawab karyawan, pekerjaan menjadi lebih fokus dan terarah. Proses kerja yang lebih sederhana memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka dengan lebih cepat dan tepat. 

tugas-tugas yang dipecah menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan mudah dipahami, akan memudahkan karyawan dalam. Hal ini dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

2. Meminimalisir Kesalahan Kerja

Job simplification juga berperan penting dalam mengurangi kesalahan kerja. Dengan proses yang lebih sederhana, risiko kesalahan dapat diminimalisir. Pasalnya, karyawan cenderung melakukan kesalahan ketika mereka harus menangani tugas yang rumit dan tidak jelas. 

Dengan menyederhanakan pekerjaan, setiap langkah menjadi lebih jelas dan terstruktur, sehingga karyawan dapat lebih mudah mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. 

3. Mempermudah Pelatihan Kerja

Pelatihan karyawan adalah salah satu aspek penting dalam manajemen sumber daya manusia. Dengan memahami pengertian job simplification dan tahapannya, pelatihan kerja menjadi lebih mudah dilakukan. 

Di samping itu, proses pelatihan yang lebih sederhana memungkinkan karyawan baru untuk memahami tugas-tugas mereka dengan lebih cepat. Hal ini dapat mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk melatih karyawan baru, serta memungkinkan mereka untuk segera berkontribusi dalam operasional perusahaan. 

4. Meningkatkan Produktivitas

Salah satu tujuan utama dari job simplification adalah meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan tugas yang lebih sederhana dan jelas, karyawan dapat bekerja dengan lebih fokus. 

Mereka tidak perlu menghabiskan waktu dan energi untuk memahami tugas yang kompleks, sehingga memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Kekurangan

Selain memiliki kelebihan, pengertian job simplification dan tahapannya juga memiliki sederet kekurangan. Adapun kekurangannya yaitu:

1. Menimbulkan Rasa Bosan pada Karyawan

Proses penyederhanaan tugas memiliki kemungkinan untuk membuat karyawan bosan dan kurang bersemangat dalam bekerja. Pasalnya, pekerjaan akan terasa kurang menantang dan lebih monoton.

2. Mengurangi Fleksibilitas Pekerjaan

Job simplification juga dapat menurunkan fleksibilitas pekerjaan. Pasalnya, rentang pekerjaan menjadi lebih kaku dan terbatas. Hal ini dapat menyulitkan individu dalam menghadapi tantangan baru atau perubahan keadaan.

3. Menurunkan Kreativitas Karyawan

Pekerjaan yang lebih sederhana juga memungkinkan karyawan kehilangan kreativitasnya dalam memecahkan masalah. Pasalnya, mereka terbiasa mengerjakan tugas yang itu-itu saja sehingga membatasi perkembangan mereka dalam bekerja.

4. Sulit Implementasi

Penerapan sistem job simplification juga mungkin akan sulit diterapkan, terlebih pada organisasi yang besar. Hal ini dapat terjadi ketika adanya penolakan atau tidak mendapat dukungan dari karyawan.

Demikian informasi mengenai pengertian job simplification dan tahapannya yang perlu diketahui. Untuk membekali diri dengan pengetahuan lainnya terkait pengelolaan perusahaan, mari ikuti berbagai Program Pelatihan bersama Pasar Trainer. Salah satu yang dapat diikuti yaitu pelatihan Work Simplification & Office Improvement.

Referensi