Pengertian, Metode, dan Manfaat Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)

Analisis beban kerja (workload analysis) merupakan salah satu upaya untuk mengefisiensi kinerja karyawan. Dengan melakukan metode ini perusahaan dapat memberi porsi pekerjaan yang tepat kepada karyawan. 

Dalam upaya pelaksanaannya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar menghasilkan keputusan yang tepat. Berikut penjelasan lengkap mengenai analisis beban kerja pada sebuah perusahaan. 

Pengertian Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)

Analisis beban kerja adalah sebuah metode untuk menghitung beban kerja pada suatu posisi pekerjaan. Itu artinya, beban kerja pada posisi tersebut akan dihitung untuk menentukan seberapa banyak karyawan yang diperlukan. 

Tak hanya itu, analisis ini juga digunakan untuk menghitung seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan di suatu posisi. Setelah mendapat hasil perhitungan, perusahaan akan menentukan jangka waktu kerja dan jumlah pekerja yang tepat untuk mengerjakan proyek/tugas tersebut. 

3 Metode Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) 

Menganalisis beban kerja suatu posisi pekerjaan tidak bisa dianggap remeh karena berkaitan langsung dengan kinerja perusahaan dan dapat memberi dampak yang signifikan. 

Sehingga diperlukan metode khusus untuk menjalankan agar mendapat hasil yang akurat. Berikut beberapa metode dalam menjalankan analisis beban kerja yang umumnya digunakan perusahaan di Indonesia. 

1. Metode Pertanyaan

Cara yang pertama yaitu menggunakan metode pertanyaan dengan membuat daftar pernyataan yang relevan dengan posisi pekerjaan yang akan dianalisis. 

Semua pertanyaan tersebut nantinya akan ditanyakan saat proses analisis dimulai. Pertanyaan yang diberikan dapat berupa pertanyaan terbuka yang di dalamnya berisi tentang penjelasan mengenai tugas-tugas yang akan dikerjakan. 

2. Metode Observasi

Metode analisis beban kerja selanjutnya yaitu dengan melakukan observasi. Melalui metode ini perusahaan akan melakukan pengamatan dan menilai apakah orang tersebut pantas menempati suatu posisi jabatan. 

Perusahaan juga mempertimbangkan posisi jabatan yang diduduki sekarang dan mempertimbangkan kinerja orang tersebut dalam menjalankan tugasnya. Metode ini biasanya dipakai ketika perusahaan ingin menentukan beban kerja dengan cara yang lebih mudah dan cepat. 

3. Metode Wawancara

Cara melakukan analisis beban kerja (workload analysis) yang terakhir yaitu dengan melakukan wawancara ke beberapa karyawan di posisi tertentu. Metode ini biasanya dilakukan untuk mencari tahu beban kerja yang diemban suatu tenaga kerja.

5 Manfaat Analisis Beban Kerja 

Ada beberapa manfaat yang akan perusahaan dapatkan setelah melakukan analisis beban kerja. Perusahaan dapat menentukan keputusan yang tepat terkait masalah pengelolaan tenaga kerja dan pengembangan bisnis. Berikut beberapa manfaat yang diperoleh dari analisis beban kerja bagi perusahaan. 

1. Pengelolaan Tenaga Kerja Jadi Lebih Efisien

Dengan melakukan analisis beban kerja, upaya pengelolaan tenaga kerja menjadi terencana dan jauh lebih efektif. Karena dengan melakukan analisis beban kerja kita bisa tahu kapan harus menambah atau mengurangi tenaga kerja. 

Dengan begitu, aktivitas produksi perusahaan dapat terhindar dari masalah overload dan underload karena alokasi sumber daya manusia dilakukan secara optimal. 

2. Mengefisiensi Biaya Operasional

Analisis beban dapat memberi acuan yang jelas dalam menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan pada setiap posisi pekerjaan di perusahaan. Itu artinya, jumlah karyawan di perusahaan tersebut sesuai kebutuhan, sehingga kinerja yang diperoleh dan dana yang dikeluarkan berjalan selaras. 

Melalui hasil analisis beban kerja kita dapat mencegah kelebihan karyawan akibat buruknya pengelolaan sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan. Ketika biaya operasional berhasil dikendalikan dengan baik, maka potensi profit yang didapat tentu akan lebih tinggi. 

3. Memotivasi Karyawan untuk Mengembangkan Kariernya

Manfaat analisis beban kerja selanjutnya yaitu mampu memotivasi karyawan dalam mengembangkan kariernya. Dengan adanya program ini, karyawan dapat memahami peluang jenjang karier yang ada di dalam perusahaan. 

Mereka bisa mempersiapkan diri mencapai tujuan kariernya  dengan melakukan pengembangan diri dan meningkatkan kompetensinya masing-masing. 

4. Menyempurnakan Struktur Perusahaan

Hasil yang diperoleh dari analisis beban kerja (workload analysis) bisa menjadi landasan perusahaan-perusahaan dalam menyempurnakan struktur perusahaan. 

Melalui hasil analisis tersebut kita bisa mengidentifikasi bagian-bagian yang terlalu terpusat atau terlalu tersebar. Sehingga efisiensi dapat dilakukan dengan mengatur ulang tanggung jawab kerja dan kolaborasi antar divisi. 

5. Membantu Proses Pembuatan SOP

Analisis beban kerja juga bisa dijadikan beban dasar yang kokoh untuk merancang SOP (Standar Operasional Prosedur) yang berkaitan dengan pekerjaan, tugas, dan jabatan. 

Melalui susunan SOP yang jelas perusahaan bisa memastikan efisiensi dan konsistensi kinerja karyawan sesuai standar yang telah ditentukan. Hal tersebut tentu memberi manfaat yang sangat berarti dalam kegiatan operasional perusahaan. 

Itulah tadi beberapa manfaat analisis beban kerja (workload analysis) yang mampu membawa efek positif bagi perusahaan. Dengan melakukan analisis beban kerja kita bisa mengatur masalah pekerjaan dan tugas-tugas karyawan sesuai yang diperlukan perusahaan. 

Untuk menerapkan skill workload analysis kita perlu mempelajari metode-metode penerapannya dengan mengikuti Training Human Capital di PasarTraining. Dengan memiliki skill tersebut kita bisa mengelola sumber daya manusia secara efektif dan efisien guna kelancaran bisnis perusahaan. 

Referensi