Pentingnya KPI Perusahaan Dan Formulasi Pembuatan KPI yang Tepat!
Key Performance Indicator adalah nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif perusahaan mencapai tujuan bisnis utama. Organisasi menggunakan KPI di berbagai tingkatan untuk mengevaluasi keberhasilan mereka dalam mencapai target. KPI perusahaan tingkat tinggi dapat berfokus pada kinerja bisnis secara keseluruhan, sedangkan KPI tingkat rendah dapat berfokus pada proses di departemen seperti penjualan, pemasaran, SDM, dukungan, dan lainnya.
Seringkali, organisasi secara membabi buta mengadopsi KPI yang teruji di suatu industri dan kemudian bertanya-tanya mengapa KPI tidak mencerminkan bisnis mereka sendiri dan gagal memengaruhi perubahan positif apa pun. Salah satu aspek KPI yang paling kritis tetapi sering diabaikan adalah bentuk komunikasi yang terjalin antar personal maupun kelompok di perusahaan. Dengan demikian, mereka mematuhi aturan dan praktik terbaik yang sama seperti bentuk komunikasi lainnya, padahal situasi di perusahaan kurang mendukung metode yang sama tersebut. Informasi yang ringkas, jelas, dan relevan jauh lebih mungkin diserap dan ditindaklanjuti.
Dalam hal mengembangkan strategi untuk merumuskan KPI, tim Anda harus memulai dari dasar dan memahami tujuan organisasi yang ingin Anda capai, dan siapa yang dapat bertindak berdasarkan informasi ini. Ini harus menjadi proses berulang yang melibatkan umpan balik dari analis, kepala departemen, dan manajer. Saat misi pencarian fakta ini terungkap, Anda akan lebih memahami proses bisnis mana yang perlu diukur dengan dashboard KPI dan dengan siapa informasi tersebut harus dibagikan.
Membuat KPI Perusahaan Dalam 5 Langkah Sederhana
Untuk dapat mengembangkan KPI bermakna, berkualitas dan relevan yang dapat melacak dan memvisualisasikan kinerja membutuhkan beberapa perencanaan. Setiap KPI perlu menangani tujuan bisnis tertentu dan memberikan informasi yang tepat waktu dan akurat untuk menilai kemajuan menuju sasaran. Secara mendasar, menciptakan KPI perusahaan yang sukses bermuara pada pemahaman aspirasi bisnis menggunakan proses yang transparan dan terstruktur untuk menyusun KPI.
Berikut cara membuat KPI:
1. Menetapkan tujuan yang jelas
Jika tujuan bisnis adalah menjadi 'pemimpin pasar', maka tujuan KPI mungkin adalah 'meningkatkan pendapatan sebesar 10% tahun keuangan ini' atau 'Memperluas lini produk kita menjadi 20% lebih banyak'. Nyatakan secara jelas dan sederhana tujuan KPI karena cara ini memandu siapa pun yang melihat KPI untuk menginterpretasikan data dalam konteks yang benar. Ini merupakan langkah awal untuk membuat KPI perusahaan yang berdasarkan Balance Score Card atau lain semacamnya.
2. Buat garis besar kriteria untuk sukses
Apa yang akan menjadi targetnya? Apakah itu dapat dicapai? Kapan itu harus dicapai? Dan bagaimana kemajuan akan dipantau? Target harus realistis; perubahan pada proses bisnis membutuhkan waktu untuk diterapkan. Pada tahap awal pemantauan KPI, sebaiknya fokus pada target jangka panjang dengan pemantauan jangka menengah.
3. Kumpulkan datanya
Selidiki ketersediaan dan keakuratan data. Data mungkin tersedia secara otomatis dari sistem yang ada atau tersembunyi dalam laporan dan database. Semua data ini perlu digabungkan secara berkala untuk pelaporan di satu tempat terpusat.
4. Membangun formula KPI
Beberapa KPI hanya berisi satu metrik atau ukuran. Namun, sebagian besar bergantung pada kombinasi yang digabungkan dalam satu rumus perhitungan. Misalnya, KPI yang mengukur produktivitas pendapatan berdasarkan mesin akan terlihat seperti ini: Pendapatan Total dibagi jumlah total perangkat. Buat rumus dan buat kalkulasi dengan data pengujian untuk melihat apakah hasilnya sesuai dengan yang Anda harapkan.
5. Presentasikan KPI Anda
Untuk mengkomunikasikan KPI Anda secara efisien, Anda harus menerjemahkan data ke dalam visual yang mudah dipahami seperti grafik dan bagan. Dashboard untuk KPI Operasional atau Laporan untuk KPI Strategis menawarkan cara mudah untuk membuat, melacak, dan mendistribusikan KPI perusahaan Anda.
SMART KPI
Salah satu cara untuk menilai relevansi suatu indikator kinerja adalah dengan menggunakan kriteria SMART. Huruf-huruf tersebut terdiri dari Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound. Dengan kata lain, untuk membuat KPI perusahaan yang tepat harus didasari dengan beberapa hal sebagai berikut:
1. Apakah tujuan Anda Spesifik?
2. Bisakah Anda Mengukur kemajuan menuju tujuan itu?
3. Apakah tujuan secara realistis dapat dicapai?
4. Seberapa Relevankah tujuan dengan organisasi Anda?
5. Apa Time-frame untuk mencapai tujuan ini?
Keterbatasan Penggunaan Key Performance Indicators (KPIs)
Beberapa kelemahan menggunakan KPI antara lain:
1. Jangka waktu panjang yang diperlukan KPI untuk menyediakan data yang berarti.
2. Mereka membutuhkan pemantauan terus-menerus dan tindak lanjut yang dekat agar berguna.
3. Mereka membuka kemungkinan bagi manajer untuk "mempermainkan" KPI Perusahaan.
4. Kualitas cenderung turun ketika manajer terlalu fokus pada KPI produktivitas
5. Karyawan dapat didorong terlalu keras, dengan tujuan khusus untuk KPI perusahaan yang bernilai mendekati sempurna.
Jika Anda tertarik lebih dalam mengenai segala hal tentang KPI dan faktor-faktor yang mendukung terciptanya nilai yang baik pada KPI perusahaan Anda, serta ingin mengasah kemampuan Anda yang berkenaan dengan pembuatan KPI, Anda dapat mengunjungi situs PasarTrainer.com untuk menemukan pelatihan dan mentor yang tepat bagi diri Anda dan rekan-rekan di perusahaan Anda.
Referensi
Daya. (2022). Key Performance Index Untuk Menentukan Penghargaan Bagi Karyawan. Sumber Daya Manusia. Diakses pada 12 April 2023 dari: https://www.daya.id/usaha/artikel-daya/sumber-daya-manusia/key-performance-index-untuk-menentukan-penghargaan-bagi-karyawan
My Scorecard. (2022). Pahami Definisi Praktik dan Penerapan Key Performance Indicator (KPI) Bagi Perusahaan. Diakses pada 12 April 2023 dari: https://my-scorecard.com/blog/pahami-definisi-praktik-dan-penerapan-key-performance-indicator-bagi-perusahaan.html
Sagala, A. I. (2022). Analysis of application of key performance indicator with SMART-C. International Journal on Social Science, Economics and Art, 12(3), 113-121. https://doi.org/10.35335/ijosea.v12i3.95
Wirotama, S. (2017). Mengukur Kinerja Organisasi Dengan Key Performance Indicator. Diakses pada 12 April 2023 dari: https://samahitawirotama.com/mengukur-kinerja-organisasi-dengan-key-performance-indicator/