Prokrastinasi dalam Tim: Kenali Penyebab dan Cara Mengatasinya

Malas dan suka menunda-nunda mengerjakan tugas adalah salah satu tanda dari prokrastinasi. Di lingkungan kerja, prokrastinasi dalam tim bisa menjadi musuh terbesar produktivitas. 

Ketika satu orang dalam tim menunda pekerjaan, itu akan menimbulkan dampak pada keseluruhan kinerja tim. Penyebab utama dari masalah ini sering kali tidak disadari dan secara perlahan bisa mengganggu dinamika kerja.

Untuk itu, supaya masalah ini tidak sampai menimbulkan dampak serius, yuk, kita kupas satu-satu penyebab dan cara efektif mengatasinya.

Penyebab Utama Prokrastinasi dalam Tim

Prokrastinasi dapat disebabkan oleh kebiasaan buruk seorang individu dan bisa terjadi pada siapa pun di berbagai lingkup lingkungan kerja.

Sebagai langkah ampuh untuk mengatasinya, pertama-tama kita harus kenali dulu apa saja penyebabnya karena ternyata tidak semua prokrastinasi terjadi lantaran kebiasaan menunda semata.

Jadi, langsung saja, simak 4 penyebab utama prokrastinasi yang harus kita hindari sebisa mungkin.

1. Multitasking yang Membuat Kewalahan

Pekerja yang mampu mengerjakan tugas secara multitasking sering dianggap produktif. Tapi, nyatanya ini bisa memicu prokrastinasi.

Bagaimana itu bisa terjadi? Ketika kita mengerjakan banyak pekerjaan sekaligus dalam waktu bersamaan, kita secara tidak langsung memaksa otak untuk berpindah tugas secara cepat.

Alhasil, kondisi ini bisa sebabkan otak tidak bisa fokus dan akhirnya kewalahan. Kondisi ini juga akan mengakibatkan kecenderungan menunda pekerjaan karena bingung harus mulai mengerjakan yang mana dulu.

2. Perfeksionis dan Ingin Hindari Kesalahan

Prokrastinasi dalam tim juga bisa disebabkan karena kita punya sifat perfeksionisme. Sebenarnya, perfeksionis itu adalah hal yang baik, tetapi membuat kita mudah takut dengan kesalahan sehingga butuh lebih lama untuk memulai mengerjakan tugas.

Pada akhirnya, terlalu lama merencanakan karena ingin memenuhi ekspektasi tinggi inilah yang akan menyebabkan prokrastinasi.

3. Kurangnya Motivasi dan Dukungan

Anggota tim yang merasa termotivasi pastinya akan bersemangat mengerjakan suatu tugas.

Sebaliknya, ketika tim kurang memahami tujuan proyek dan kurang mendapat dukungan dari atasan atau anggota tim lain, motivasi akan lenyap. Saat ini terjadi, menunda pekerjaan sangat mungkin terjadi.

4. Kelelahan Mental dan Fisik

Ada kalanya, menunda bukan hanya karena malas, tetapi bisa juga karena kurang energi atau kelelahan. Tubuh dan otak yang mengalami kondisi seperti ini cenderung kehilangan motivasi dan dorongan untuk mengerjakan pekerjaan.

Karenanya, otak lebih memilih menghindar dan menunda meskipun beban kerja sedang banyak-banyaknya.

Cara Efektif Atasi Prokrastinasi dalam Tim

Setelah kita tahu apa saja penyebab dari kebiasaan menunda pekerjaan, sekarang saatnya mulai mencari solusi yang efektif sebelum kondisi ini menimbulkan masalah serius.

Tapi, bagaimana cara untuk bisa mengatasinya secara tepat? Berikut ini jawabannya!

1. Menentukan Skala Prioritas dan Deadline yang Jelas

Prokrastinasi yang disebabkan oleh kebingungan untuk memulai pekerjaan bisa diatasi ketika kita punya skala prioritas. Melalui skala prioritas, kita jadi merasa lebih terarah dan terhindar dari waktu yang terbuang karena mengerjakan hal yang tidak penting.

Membuat skala prioritas ini juga berkaitan dengan membuat deadline yang jelas untuk setiap tugas.

Kita bisa atur pekerjaan paling penting dan mendesak masuk dalam daftar prioritas nomor satu. Selanjutnya, prioritas lain bisa menyusul sesuai dengan tingkat kepentingannya.

2. Bagi Tugas Menjadi Bagian-Bagian Kecil

Tugas yang bebannya terlalu besar cenderung membuat kita kewalahan dan merasa cemas yang berakibat pada prokrastinasi dalam tim.

Untuk menyiasatinya. kita bisa membagi tugas ke dalam beberapa bagian kecil. Lalu, fokuslah untuk menyelesaikannya satu per satu. Tandai setiap tugas yang telah terselesaikan karena itu bisa memberi kepuasan dan meningkatkan motivasi.

3. Gunakan Tools untuk Manajemen Proyek

Salah satu cara efektif dalam mengatasi prokrastinasi pada anggota tim dapat dilakukan dengan menggunakan tools manajemen proyek. Contohnya, Trello, Notion, maupun Microsoft Project.

Tools semacam ini memiliki fitur reminder yang bagus untuk memberi notifikasi kepada tim saat tenggat sudah dekat. Selain itu, tools juga memungkinkan setiap progress terlihat sehingga semua tim akan terdorong untuk menyelesaikan tugasnya.

4. Meningkatkan Komunikasi antar Tim

Tim yang saling berkomunikasi mengenai proyek akan terhindar dari kesalahpahaman dan bisa saling membantu ketika ada kendala. Ini akan memberikan dampak baik dan solusi efektif untuk mengurangi kebiasaan menunda. 

5. Ciptakan Lingkungan Kerja Positif dan Produktif

Motivasi menyelesaikan kerja erat kaitannya dengan lingkungan kerja yang positif. 

Lingkungan yang memiliki komunikasi terbuka, budaya apresiasi, dan dukungan emosional, akan menciptakan perasaan aman pada karyawannya. 

Hal ini tentu akan berimbas baik pada meningkatnya motivasi kerja dan juga berkurangnya kecenderungan menunda pada semua anggota tim.

Jadikan Tim Lebih Produktif dan Bebas Prokrastinasi Bersama PasarTrainer!

Prokrastinasi dalam tim tidak hanya disebabkan oleh rasa malas saja. Ternyata, kondisi ini juga bisa dipengaruhi oleh multitasking, ekspektasi akan hasil sempurna, kurangnya motivasi, hingga kelelahan mental dan fisik.

Jangan tunggu sampai masalah ini menghambat di lingkungan kerja, segera atasi dengan mengikuti rangkaian pelatihan terstruktur dari PasarTrainer! 

Kami memiliki berbagai pilihan pelatihan Leadership & Soft Skills yang dapat membantu perusahaan membangun semangat tim dan kolaborasi kerja yang lebih efektif. Dukung tim bertumbuh lebih produktif dan mulai daftar pelatihannya sekarang juga!

Referensi: