Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Apa Itu Project Management

Setiap perusahaan tentu memiliki tujuan, dan untuk mencapai tujuan itu perusahaan memiliki beragam project yang harus dilakukan secara konsisten dan terukur. Namun, suatu project juga membutuhkan manajemen agar dapat selalu berjalan dengan baik. Oleh karena itu, kali ini pasartrainer.com ingin menjelaskan tentang apa itu project management dan hal-hal yang berkaitan dengan seluruh komponen project management.

Apa itu Project Management?

Project Management atau manajemen proyek melibatkan pengawasan dan memfasilitasi tahap pembukaan, perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan tugas yang dilakukan oleh tim dengan tujuan menyelesaikan tujuan tertentu dengan sukses dan efisien sesuai dengan kerangka waktu tertentu. Seorang manajer proyek bertanggung jawab untuk mengawasi tugas, memastikan bahwa proyek dilakukan dengan efisiensi dan kompetensi, mendelegasikan tugas kepada anggota tim yang tepat, memastikan bahwa tugas berjalan tepat waktu, dan mempertahankan peran dalam anggaran yang dialokasikan. Sebagai manajer proyek, seseorang perlu memastikan bahwa sumber daya bekerja sama dalam kohesi untuk mencapai tujuan proyek, dan bahwa semua anggota tim yang terlibat menjalankan fungsinya dengan sempurna. Singkatnya, seorang manajer proyek mengatur dan mengawasi tim, anggaran, waktu, dan organisasi proyek di sebuah perusahaan.

Apa Tujuan dan Sasaran Project Management?

Sebuah proyek berdiri untuk memastikan bahwa tugas yang tepat dilakukan dalam fase yang tepat sehingga, pada akhir proyek, perusahaan dapat membanggakan produk atau layanan yang sukses. Seorang manajer proyek harus peka terhadap sumber daya, kritis terhadap risiko, dan mampu mengidentifikasi masalah pada sumbernya untuk mengurangi kerusakan dengan cepat dan efektif.

Sementara itu sasaran adalah pernyataan tingkat tinggi yang selaras dengan sasaran bisnis yang menguraikan apa yang ingin dicapai oleh proyek. Karena tujuannya berada pada tingkat tinggi, mungkin diperlukan lebih dari satu proyek untuk mencapai satu tujuan tertentu. Tujuan harus berusaha untuk memajukan kinerja bisnis dan profitabilitas melalui peningkatan biaya, kecepatan dan/atau kualitas sesuai dengan penjabaran tentang apa itu project management. Bagi seorang manajer proyek, tujuan utama yang ingin dicapai adalah tujuan dari proyek yang menjadi tanggung jawabnya untuk dikelola. Tujuan tambahan harus fokus pada kepuasan dan kualitas pelanggan.

Contoh tujuan proyek:

1. Pengumpulan data

2. Peningkatan pengalaman pelanggan

3. Peningkatan pendapatan

4. Peningkatan kepuasan pelanggan

5. Pengurangan biaya

Prinsip Project Management

1. Akuntabilitas

Merupakan kejelasan tentang tanggung jawab setiap karyawan yang ada di perusahaan dan kesediaan pada saat dimintai pertanggungjawaban atas keberhasilan atau kegagalannya.

2. Tujuan dan sasaran yang jelas

Untuk mempertahankan momentum tim dan memastikan bahwa semua langkah yang diperlukan diselesaikan, penting bagi manajer proyek untuk menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas yang mematuhi pedoman SMART, yaitu mereka harus Specific (Spesifik), Measurable (Terukur), Attainable (Dapat Dicapai), Relevant (Relevan), dan Time-bound (Terikat Waktu).

3. Manajemen dengan pengecualian

Merupakan pendelegasian yang adil dan merata untuk membagi beban dan tanggung jawab oleh manajer proyek.

4. Manajemen risiko

Merupakan proses mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikan risiko keuangan, hukum, strategis, dan keamanan terhadap modal dan pendapatan organisasi. Ancaman atau risiko ini dapat berasal dari berbagai sumber, termasuk ketidakpastian keuangan, kewajiban hukum, kesalahan manajemen strategis, kecelakaan, dan bencana alam.

5. Komunikasi yang jelas

Merupakan tindakan mentransfer informasi dari satu tempat, orang atau kelompok ke tempat lain secara jelas dan terintegrasi.

6. Fokus pada produk

Merupakan tindakan yang senantiasa memprioritaskan kualitas produk dibandingkan dengan hal lainnya yang mungkin memberi keuntungan yang banyak namun tidak berkelanjutan.

Pentingnya Project Management

Sebuah organisasi mungkin tergoda untuk melewatkan mempekerjakan seorang manajer proyek karena mereka percaya bahwa itu akan menjadi pengeluaran bisnis yang tidak perlu. Namun, kehilangan keahlian dan keterampilan manajemen proyek yang penting pada akhirnya akan menghabiskan lebih banyak uang bagi perusahaan daripada biaya sewa. Selain itu, tanpa manajer proyek yang mahir untuk berhubungan dengan klien dan menjaga tim tetap pada jalurnya, sebuah bisnis dapat gagal menyelesaikan proyek dan, selanjutnya, kehilangan pelanggan mereka. Untuk lebih spesifik, selain memahami apa itu project management, berikut ini adalah alasan penting dibalik pengadaan project management di suatu perusahaan:

1. Kepemimpinan

Mempertahankan motivasi, produktivitas, dan kualitas proyek jangka panjang hampir tidak mungkin tanpa bimbingan dan inspirasi dari manajer proyek yang efektif. Tim pasti akan mengalami kelelahan, frustasi, dan kebingungan – seorang manajer proyek memastikan bahwa tim terus mengikuti tenggat waktu, dan menangani setiap masalah anggota tim. Selain itu, tanpa manajer proyek, tidak jelas siapa yang harus dimintai pertanggungjawaban atas proyek tersebut atau dikonsultasikan untuk keputusan besar.

2. Penciptaan tujuan dan sasaran yang dapat dicapai

Tujuan dan sasaran proyek dapat dengan mudah menjadi terlalu ambisius jika ditata oleh orang lain selain manajer proyek yang berkualitas. Tugas sering menghabiskan lebih banyak waktu dan uang daripada yang Anda harapkan, dan penting untuk memiliki manajer proyek yang berpengalaman untuk menilai persyaratan proyek dan memberi nasihat di bidang masalah. Selain itu, manajer proyek yang terampil akan dapat melakukan negosiasi yang diperlukan antara manajer, anggota tim, dan klien.

3. Kontrol kualitas

Salah satu fungsi terpenting dari seorang manajer proyek adalah memastikan bahwa tingkat kualitas yang tinggi ditegakkan untuk semua hasil proyek. Saat proyek berlangsung, anggota tim akan menjadi lelah dan mudah membuat kesalahan atau membiarkan standar produk turun. Seorang manajer proyek memastikan bahwa ekspektasi terpenuhi secara konsisten, dan melindungi tim dari tekanan yang berlebihan dan tidak realistis dari atasan.

4. Mitigasi risiko

Semua proyek datang dengan risiko, dan segala sesuatunya pasti akan berbentuk buah pir di suatu tempat di masa depan. Manajer proyek yang berpengalaman akan mampu mengantisipasi jenis masalah dan risiko yang mungkin timbul, serta mengimplementasikan solusi dengan cepat dan efisien. Selain itu, mereka harus merasa nyaman dengan bersikap transparan tentang risiko sehingga orang yang relevan mengetahui kesehatan dan kemajuan proyek.

5. Penyelarasan strategis

Terlalu mudah untuk terlibat dalam hiruk-pikuk proyek dan melupakan MENGAPA Anda melakukan apa. Salah satu tanggung jawab utama seorang manajer proyek adalah memastikan bahwa semua tugas yang terlibat dalam proyek selaras dengan bisnis jangka pendek dan jangka panjang. Ini memastikan bahwa tidak ada sumber daya yang terbuang dan proyek secara konsisten menciptakan nilai bagi bisnis.

Kini Anda telah mengetahui apa itu management project. Tugas Anda selanjutnya adalah mempelajari secara lebih dalam tentang management project yang sesungguhnya di tempat kerja Anda. Jika Anda membutuhkan pelatihan berkualitas dengan trainer yang ahli di bidangnya, kunjungi situs pasartrainer.com dan temukan pelatihan-pelatihan yang cocok untuk Anda!

Referensi

Luenendonk, M. (2021). Everything You Need to Know about Project Management. Cleverism. Diakses pada 17 Mei 2023 dari: https://www.cleverism.com/everything-about-project-management/

Made Easy Group. (2022). General Studies And Engineering Aptitude: Basic of Project Management. New Delhi: Made Easy Publications.

Tim Copywriter. (2022). Apa Itu Project Management? Dan Apa Itu Aplikasi Manajemen Proyek? Alinea. Diakses pada 17 Mei 2023 dari: https://www.alinea.id/gaya-hidup/apa-itu-project-management-apa-aplikasi-manajemen-proyek-b2ftK9IqH