Tak Hanya Mengurus Dokumen, Inilah 9 Tugas dan Fungsi Sekretaris Perusahaan

Bagi sebagian orang, mungkin saja menganggap bahwa sekretaris perusahaan hanya bertugas untuk mengurus dokumen dan sejenisnya. Padahal, ternyata ada banyak tugas dan fungsi sekretaris perusahaan yang sebaiknya kamu pahami.

Dalam artikel ini, tugas dan fungsi tersebut akan dibahas lebih lanjut. Jika kamu tertarik untuk menjadi sekretaris perusahaan, maka tidak ada salahnya untuk memahami setiap tugas di bawah ini.

Tugas dan Fungsi Sekretaris Perusahaan

Sekretaris perusahaan memiliki berbagai tugas dan peran yang vital, sehingga pekerjaan ini menjadi aspek penting dari setiap perusahaan. Sayangnya, pekerjaan sebagai sekretaris masih dianggap remeh dan mudah bagi sebagian orang.

Supaya bisa lebih mengenal tentang sekretaris perusahaan, kamu bisa mengetahui tugas dan fungsinya berikut ini:

Mengurus dan Menjaga Berbagai Dokumen

Pertama, ada tugas sekretaris yang umum diketahui berbagai kalangan, yaitu terkait dengan mengurus dan menjaga dokumen.

Setiap perusahaan tentunya memiliki berbagai jenis dokumen dan catatan, baik dalam bentuk digital maupun hard file. Sekretaris memiliki tanggung jawab penting untuk mengurus hal tersebut serta menjaga keamanannya.

Mengurus  Pencatatan Administrasi

Kedua, sekretaris bertugas untuk mengurus pencatatan administrasi. Pencatatan ini akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, mencatat aktivitas organisasi, membuat data terbaru tentang kontak penting, melakukan berbagai pengarsipan rapat, dan sebagainya.

Tugas ini juga masih berhubungan dengan poin pertama yang sudah dibahas, tentang mengurus berbagai dokumen.

Mengatur Berbagai Jadwal

Tugas ketiga dari sekretaris yaitu mengatur berbagai jadwal perusahaan. Sekretaris yang baik perlu memiliki pengaturan waktu yang baik supaya setiap agenda bisa tersusun secara optimal.

Selain membuat jadwal berbagai departemen, sekretaris juga perlu mengatur jadwal para eksekutif. Misalnya, membuat janji pertemuan dengan klien, stakeholder, hingga vendor terkait.

Menyambut Klien dan Tamu Perusahaan

Tugas dan fungsi sekretaris perusahaan yang selanjutnya yaitu menyambut klien dan tamu perusahaan. Jadi, bisa dibilang sekretaris dalam hal ini dapat berperan sebagai bagian resepsionis.

Sekretaris perlu membuat mereka merasa nyaman dan diterima dengan baik dalam pertemuan tersebut. Selain itu, sekretaris juga merupakan brand image bagi perusahaan, sehingga perlu bersikap secara profesional.

Melakukan Komunikasi kepada Berbagai Pihak

Dalam menjalankan berbagai tugas dan fungsi sekretaris perusahaan, dibutuhkan kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk melakukan komunikasi kepada berbagai pihak.

Pertama, sekretaris perlu berkomunikasi dengan pihak internal perusahaan seperti manajer, karyawan, eksekutif perusahaan. Selanjutnya, sekretaris juga perlu melakukan komunikasi dengan pihak eksternal seperti klien, vendor, stakeholder, dan berbagai pihak terkait lainnya.

Memastikan Berbagai Persyaratan Hukum

Sekretaris tidak hanya bertanggung jawab dalam mengorganisasikan dokumen, melainkan juga perlu memastikan berbagai persyaratan hukum terkait dokumen tersebut.

Perlu dipastikan bahwa setiap dokumen perusahaan sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku, sehingga tidak menjadi masalah di kemudian hari. Dengan demikian, perusahaan juga bisa mengambil keputusan terbaik, namun tetap taat pada aturan dan hukum yang berlaku.

Mengatur Rapat dan Mencatat Hasilnya

Selanjutnya, sekretaris perlu mengatur berbagai jenis rapat yang diperlukan oleh perusahaan. Selain itu, sekretaris juga bertanggung jawab untuk membuat notulen atau mencatat hasil rapat dengan baik.

Memastikan Perlengkapan Kantor Tersedia

Meski sering tidak diketahui banyak orang, namun inilah tugas dan fungsi sekretaris perusahaan yang berikutnya, yaitu memastikan perlengkapan kantor telah tersedia dan siap digunakan. Misalnya, alat tulis kantor, peralatan presentasi, peralatan digital, dan sebagainya.

Di sebagian perusahaan, sekretaris bahkan memiliki tugas untuk menyiapkannya. Namun, meski sebagian perusahaan lainnya sudah ada bidang tersendiri untuk menyiapkan perlengkapan tersebut, tetap saja sekretaris masih perlu memastikannya dengan baik.

Membantu Tugas Bagian Eksekutif

Selanjutnya, sekretaris juga memiliki tanggung jawab untuk membantu bagian eksekutif dalam melakukan tugasnya. Ada berbagai jenis tugas yang bisa dibantu dalam hal ini, misalnya berbagai kesiapan untuk pekerjaan dan proyek besar.

Sebagai contoh, dalam suatu proyek, sekretaris dapat melakukan pembuatan bahan presentasi, menyimpan berbagai dokumen penting, dan pengorganisasian terhadap laporan. Maka dari itu, dibutuhkan skill yang cukup beragam untuk bisa membantu eksekutif dengan optimal.

Itulah berbagai tugas dan fungsi dari sekretaris perusahaan yang sebaiknya kamu pahami. Seperti yang sudah ditekankan sejak awal, ternyata sekretaris tidak hanya bertugas untuk mengurus dokumen. Namun, ada sangat banyak hal yang juga menjadi tanggung jawab mereka.

Jika sudah mengetahui berbagai tugas di atas, maka tentunya kini kamu pun tahu bahwa ada berbagai skill terkait yang perlu dipelajari, misalnya untuk bidang administrasi hingga komunikasi.

Maka dari itu, berbagai jenis pelatihan dapat menjadi langkah tepat untuk mengasah skill yang diperlukan sehingga tugas sekretaris dapat dilakukan dengan optimal.

Jika kamu memiliki perusahaan dan membutuhkan pelatihan ini untuk para sekretaris maupun calon sekretaris, maka PasarTrainer dapat menjadi tempat yang tepat. Selain itu, program pelatihan terkait profesi sekretaris pun dapat dijalani oleh para fresh graduate yang ingin lebih mendalami dunia sekretaris.

Jangan tunda lagi, mari segera kunjungi di sini untuk mendapatkan informasi selengkapnya tentang berbagai pelatihan untuk sekretaris dari PasarTrainer. Pastikan kamu melakukan tugas dan fungsi sekretaris perusahaan dengan optimal!

Referensi