10 Pelatihan Karyawan yang Paling Efektif

Karyawan merupakan aset yang sangat berharga bagi perusahaan apa saja di seluruh dunia. Fungsi utama dari karyawan adalah untuk menjalankan aktivitas bisnis yang dapat meliputi kegiatan input, proses maupun manajemen kegiatan output. Agar karyawan dapat bekerja dengan baik dan dapat memaksimalkan potensinya, perusahaan biasanya akan melatih para karyawan melalui berbagai metode pelatihan yang berbeda-beda, sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan.

Namun, pelatihan karyawan ini tidak selalu dapat berjalan dengan efektif karena adanya faktor-faktor tertentu baik yang telah diprediksi oleh pihak perusahaan maupun yang tidak diprediksi oleh pihak perusahaan. Untuk mengatasi kendala tersebut, terdapat 10 pelatihan karyawan secara efisien dan efektif.

Baca juga: 10 Alasan Mengapa Lembaga Pelatihan Mesti Diikuti

1. Tetapkan Ekspektasi Karyawan

Komunikasi yang buruk membatasi kemampuan karyawan untuk bekerja dengan kapasitas penuh. Salah satu strategi terbaik untuk pelatihan karyawan baru adalah menetapkan ekspektasi karyawan dan mengkomunikasikannya secara jelas kepada karyawan. Cara ini biasanya dilakukan pada saat awal kontrak karyawan melalui pelatihan yang berorientasi pada pekerjaan yang sesungguhnya. Selain pemateri menyampaikan hal-hal yang harus dilakukan serta larangan bagi para karyawan, pada program pelatihan ini juga diadakan sesi diskusi dan tanya-jawab secara terbuka pada para peserta pelatihan. Tujuannya agar karyawan benar-benar memahami materi yang diberikan dan dapat mengatasi permasalahannya di tempat kerja.

2. Tawarkan Inisiatif Pembelajaran Mikro

Pembelajaran mikro sering kali paling baik diterapkan pada kebutuhan pelatihan informal yang lebih sederhana, daripada rangkaian keterampilan yang kompleks. Microlearning ini dilakukan disela-sela waktu senggang karyawan pada saat bekerja dan dilakukan secara singkat yaitu hanya 3-5 menit. Contoh penerapannya adalah dengan membagikan tutorial mengatasi permasalahan di dunia kerja secara sederhana melalui infografis, video singkat, gambar, artikel atau bahkan kutipan yang sesuai dengan permasalahan yang biasa dihadapi.

3. Tawarkan Kesempatan e-Learning

Di dunia yang telah mengandalkan aktivitas digital ini, tentu semua orang terutama karyawan memiliki perangkat yang mendukung mereka dalam mengakses sebuah website dari manapun dan kapanpun. Untuk itu, banyak perusahaan besar memanfaatkan kondisi tersebut untuk meningkatkan kualitas para karyawannya melalui e-learning atau situs pembelajaran yang mereka buat pada satu website personal mereka.

Dengan situs pembelajaran ini, pihak perusahaan membuat dan mengupload materi-materi baru yang dapat dipahami oleh semua karyawan termasuk dengan ujian tertulis yang ditujukan untuk memastikan bahwa karyawan memahami materi yang diberikan. Karena sistem ini dibuat untuk pelatihan karyawan di luar jam kerjanya, maka tidak ada kewajiban maupun paksaan dari perusahaan pada karyawannya. Namun, agar dapat memacu partisipasi aktif karyawan, perusahaan dapat memberikan reward yang pantas bagi karyawan jika berhasil menyelesaikan dengan baik setiap pembelajaran yang diberikan pada mereka.

4. Izinkan Karyawan Baru Membayangi Karyawan Lama

Cara efektif pelatihan karyawan lain yaitu memberikan kesempatan bagi karyawan baru untuk mengamati aktivitas kerja karyawan lama, mencatat hal-hal penting yang mungkin akan dihadapi di masa depan, dan bertanya pada karyawan lama tentang pekerjaannya. Dalam hal ini, karyawan baru harus di briefing terlebih dahulu tentang peraturan melakukan kegiatan pembayangan, seperti tidak boleh mengganggu aktivitas kerja karyawan lama dan mengajukan pertanyaan di waktu yang tepat.

Sementara itu, karyawan lama juga memiliki keharusan untuk membagikan ilmunya pada karyawan baru. Adapun beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari metode ini adalah percepatan pemahaman karyawan baru berdasarkan situasi dan aktivitas kerja karyawan lama, mempercepat integrasi antar karyawan sekaligus melatih kemampuan multitasking karyawan lama.

5. Mengadakan Pelatihan One-On-One

Pelatihan karyawan di tempat kerja dengan cara pertemuan 1-1 kadang-kadang juga disebut sebagai "pelatihan khusus" yang melibatkan proses komunikasi dan kerjasama yang intense antar karyawan dengan atasannya untuk meningkatkan keterampilan mereka dalam tugas atau pekerjaan yang ditentukan. Pelatihan 1-on-1 sebenarnya adalah pelatihan yang dipimpin instruktur di mana instruktur hadir sepanjang waktu untuk melakukan pengawasan, pembinaan dan evaluasi secara langsung.

6. Mulai Program Pendampingan

Program pendampingan pelatihan karyawan dapat membantu pengembangan pribadi dan profesionalisme yang positif. Caranya adalah dengan memasangkan setiap karyawan baru dengan seorang mentor yang dapat membantu membimbing mereka melalui karier mereka. Jenis program ini juga dapat membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan yang berlaku.

Dengan cara cara ini, maka seorang karyawan akan memiliki rasa percaya diri yang baik karena ada ahli di dekatnya. Tugas utama dari pendamping adalah membantu dan memastikan karyawan dapat bekerja dengan baik sesuai dengan standar yang diterapkan di perusahaan. Program pendampingan ini berbeda dengan pelatihan one on one karena pada program ini, 1 orang pendamping dapat bekerja bagi 1 kelompok kecil karyawan.

7. Adakan Sesi Makan Siang Sambil Belajar

Banyak bisnis telah mengadopsi konsep sesi makan siang sambil belajar, di mana seorang anggota tim atau seseorang dari perusahaan lain memberikan presentasi singkat bergaya seminar sementara minuman disajikan. Dalam sesi ini, seorang anggota tim senior biasanya membuat presentasi yang santai, interaktif, dan menarik tentang topik yang dia alami sendiri, dan kemudian membukanya di akhir untuk diskusi lebih lanjut.

8. Tawarkan Pelatihan Video

Pelatihan karyawan dengan video dan tutorial yang dapat diputar ulang merupakan salah satu cara ampuh yang dapat dilakukan oleh karyawan dengan kemampuan mengingat yang kurang baik. Agar lebih efektif, pelatihan video dan tutorial dibuat secara jelas dan dengan lengkap tanpa adanya unsur redundansi, yaitu pengulangan kalimat dan kata-kata yang telah dijelaskan sebelumnya. Apabila terdapat unsur redundansi, maka sebaiknya perusahaan mengedit video tersebut untuk dihilangkan bagian-bagian yang tidak perlu. Alasannya karena para peserta dapat memutar ulang dan mempelajarinya kembali pada bagian yang mereka rasa kurang jelas dan panjang.

9. Melakukan Evaluasi Pelatihan Bersama Karyawan

Evaluasi adalah hal yang penting untuk dilakukan dalam suatu proses kerja dan pelatihan. Dengan evaluasi, maka akan diperoleh kekurangan yang dapat segera diperbaiki, dan kelebihan yang dapat ditingkatkan. Selain itu, evaluasi ini juga dapat berguna untuk memacu komunikasi interaktif dengan para karyawan.

10. Terus Menerus Melakukan Pembelajaran & Refreshing

Kemampuan karyawan dapat menurun apabila mereka berhenti belajar dan tidak melakukan refreshing atau penyegaran. Oleh karena itu, sangat penting bagi pihak perusahaan untuk memastikan pembelajaran berlangsung terus menerus dan kegiatan penyegaran dilakukan di waktu senggang.

Referensi:

Cunningham, J. K. (2022). Competency Status and Desire for Training in Core Public Health Domains: An Analysis by Job Level. Journal of Public Health Management and Practice 28(4), 406-416.

https://doi.org/10.1097/PHH.0000000000001497

Fallon, N. (2023). 8 Employee Training Tactics That Actually Work. Business News Daily. https://www.businessnewsdaily.com/9399-employee-training-tactics.html

Nurhayati, A., Atmaja, H. E. (2021). Efektifitas Program Pelatihan Dan Pengembangan Terhadap Kinerja Karyawan. Jurnal Ekonomi Dan Manajemen, 18(1), 24-30. https://doi.org/10.30872/jkin.v18i1.7589

Uslu, D., Marcus, J., & Kisbu-Sakarya, Y. (2022). Toward Optimized Effectiveness Of Employee Training Programs: A Meta-Analysis. Journal of Personnel Psychology, 21(2), 49-65. https://doi.org/10.1027/1866-5888/a000290